Backoffice / Office Management (m/w/d) –

Arbeitgeber: Griepenstroh Personalvermittlung GmbH

Backoffice / Office Management (m/w/d) - Direktvermittlung - unbefristete Festanstellung - Bremen



Problem

Wenn im Backoffice Dinge liegen bleiben, kostet das Tempo: Termine wackeln, Unterlagen fehlen, Rechnungen hängen, Infos sind nicht auffindbar. In dieser Rolle sorgst du dafür, dass der Laden sauber läuft - strukturiert, zuverlässig und ohne Drama.



Deine Aufgabe

Du hältst dem Team (und der Geschäftsführung) den Rücken frei. Du bringst Ordnung in Ablage, Daten, Kommunikation und Routinen - damit Prozesse stabil sind und Entscheidungen auf klaren Infos basieren.



Deine Aufgaben

- Du koordinierst Termine, Unterlagen und Wiedervorlagen (inkl. Nachhalten, wenn etwas fehlt)

- Du pflegst Stammdaten, Listen und Dokumente strukturiert (Ordnung, Versionen, Zugriffe)

- Du erstellst und überarbeitest Unterlagen nach Vorlage (z. B. Schreiben, Übersichten, interne Dokumentation)

- Du unterstützt bei Rechnungs- und Belegthemen: prüfen, zuarbeiten, sauber dokumentieren

- Du arbeitest mit Tools und Systemen (z. B. ATS/CRM) und hältst Datenqualität hoch

- Du übernimmst Kommunikation mit Dienstleistern/Plattformen (z. B. Jobbörsen, Software, Office-Themen)

- Du erkennst Lücken früh, sprichst sie an und setzt sie pragmatisch um - damit nichts „untergeht“



Das bringst du mit

- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxis (Backoffice, Assistenz, Office Management)

- Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und genau - und bleibst trotzdem pragmatisch

- Sicher in MS Office (Outlook, Word, Excel)

- Du kommunizierst klar und verbindlich, intern wie extern

- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich

- Pluspunkte: Erfahrung mit digitalen Ablagen, Prozessarbeit, ATS/CRM-Systemen (z. B. Teamtailor)



Rahmen

- Unbefristete Festanstellung in Vollzeit

- Immer Direktvermittlung, keine Zeitarbeit

- Standort: Bremen (genauer Rahmen/Hybrid nach Mandat)

- Start: nach Vereinbarung



Bewerbung

Schick deinen Lebenslauf an jobs@griepenstroh.com.

Ansprechpartner: Henry Griepenstroh, Telefon 0174 3467723. Alternativ sende mir gerne eine kurze Nachricht.