Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Über die Position

Die Kleeberg.HOLDINGS UG (haftungsbeschränkt) sucht eine erfahrene Assistenz für die unmittelbare Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.

In dieser verantwortungsvollen Vertrauensposition halten Sie der Geschäftsführung organisatorisch und administrativ den Rücken frei, koordinieren unternehmensübergreifende Abläufe und sorgen dafür, dass Informationen, Termine und Entscheidungen zuverlässig vorbereitet werden.

Wir suchen ausdrücklich keine reine Sachbearbeitung, sondern eine Persönlichkeit, die mitdenkt, vorausdenkt und Verantwortung übernimmt.

Ihre Aufgaben

• Organisation, Koordination und Priorisierung von Terminen und Abläufen der Geschäftsführung

• Schutz und Organisation von Fokuszeiten sowie Priorisierung wichtiger Themen und Termine

• Vorbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen

• selbstständige Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und Zusagen

• Koordination übergreifender Abläufe unserer operativen Gesellschaften

• professionelle interne und externe Kommunikation

• Prüfung und Aufbereitung von Dokumenten und digitalen Entwürfen

• vorausschauende Erkennung von Handlungsbedarf

• vertrauensvolle Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Kollegen und externen Ansprechpartnern

Ihr Profil

• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der unmittelbaren Zusammenarbeit mit einer Geschäftsführung, einem Vorstand oder einer vergleichbaren Leitungsebene

• ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, Prioritäten selbstständig zu erkennen

• souveränes und verbindliches Auftreten

• absolute Diskretion und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein

• sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit

• sicherer Umgang mit modernen digitalen Arbeitsabläufen und Bürosoftware

• Bereitschaft zur Arbeit mit Systemen wie Microsoft, Odoo und DMS

• Freude daran, andere wirkungsvoll zu unterstützen und Verantwortung zu übernehmen

• auch in turbulenten Situationen Ruhe, Übersicht und Verlässlichkeit

Was uns wichtig ist

Wir schätzen die „alte Schule“ guter Assistenzarbeit: Verlässlichkeit, Diskretion, hervorragende Umgangsformen, Loyalität und ein ausgeprägtes Verständnis für die Anforderungen einer Geschäftsführung.

Gleichzeitig arbeiten wir mit modernen digitalen Prozessen. Erfahrung und menschliches Urteilsvermögen sollen bei uns moderne Technologie sinnvoll ergänzen.

Was wir bieten

• unbefristete und bewusst langfristig angelegte Beschäftigung

• Vollzeit oder Einstieg in Teilzeit mit der Möglichkeit einer späteren Ausweitung

• Vergütung entsprechend Ihrer Erfahrung und der hohen Verantwortung der Position

• betriebliche Altersvorsorge

• individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

• Angebote aus Gesundheitsvorsorge, Regeneration und Prävention über Kleeberg.FIT

• Reise-Benefits über Kleeberg.REISEN

• moderne Apple-Arbeitsplätze und zeitgemäße IT-Infrastruktur

• Getränke und auf Wunsch Mahlzeiten im Arbeitsalltag

• respektvolles und kollegiales Arbeitsumfeld

• unmittelbare und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Ihre langfristige Perspektive

Wir denken nicht in Quartalen, sondern in Jahrzehnten. Die Position ist auf eine langfristige Zusammenarbeit und gegenseitiges Vertrauen ausgerichtet.

Wir fördern Ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung. Bei entsprechender Entwicklung kann langfristig auch die Übernahme weitergehender Führungsverantwortung bis hin zu einer Geschäftsführungsposition innerhalb unserer Unternehmensgruppe eine Perspektive sein.