Über die TU DarmstadtDie TU Darmstadt steht für exzellente und relevante Wissenschaft. Die tiefgreifenden globalen Veränderungsprozesse – von Energiewende bis zu Künstlicher Intelligenz – gestalten wir durch herausragende Erkenntnisse und zukunftsweisende Studienangebote entscheidend mit. Unsere Spitzenforschung bündeln wir in drei Feldern: Energy and Environment, Information and Intelligence, Matter and Materials. Als eine in der Metropolregion Frankfurt-Rhein-Main verankerte und sehr stark international geprägte Universität sehen wir uns den europäischen Werten und der europäischen Integration verpflichtet.
Über unseren BereichDas Welcome Centre der TU Darmstadt ist Teil des Dezernats Internationales und bildet ein eigenes Sachgebiet im Referat VIII B. Es ist die zentrale Serviceeinrichtung und Beratungsstelle für alle internationalen Wissenschaftler:innen, von Doktorand:innen über Postdocs und Gastwissenschaftler:innen bis zu neuberufenen Professor:innen, und unterstützt diese und ihre Familien sowie die aufnehmenden Einheiten und die zentrale Verwaltung mit speziellen Services und professioneller Beratung zu allen, den Aufenthalt betreffenden, nichtakademischen Fragen. Zeitlich beginnt der Service bereits vor dem Aufenthalt mit Unterstützung und Koordinierung im Einreise/Visa- Prozess und zieht sich über eine enge Begleitung während des Onboarding Prozesses bis zur Unterstützung nach Beendigung des Aufenthalts. Das Welcome Centre trägt somit als zentraler, professioneller und verlässlicher Anlaufpunkt für alle internationalen Wissenschaftler:innen zu idealen Rahmenbedingungen für die Zielgruppe und zur positiven Außenwirkung der TU Darmstadt als attraktive Gastgeberin und Arbeitgeberin in der internationalen Wissenschaftsgemeinde bei. Zudem fungiert es im Rahmen des europäischen Netzwerkes EURAXESS als Contact Point.
Intern ist das Welcome Centre zentraler Ansprechpartner für Informationen zu aktuellen Vorschriften und Abläufen zum Einreiseprozess, zur Beantragung und Verlängerung des Aufenthaltstitels sowie zu weiteren spezifischen Bedarfen der an der TU Darmstadt arbeitenden und forschenden internationalen Wissenschaftler:innen - für Fachbereiche, andere Dezernate und Stabsstellen. Darüber hinaus unterstützt es das Personaldezernat bei Bedarf in aufenthaltsrechtlichen Fragen bei Einstellungen internationaler administrativ-technischer Mitarbeiter:innen.
Informationen zur Stelle
• Kennziffer: T506-2025
• Eintrittsdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
• Befristung: Befristet (31.12.2027)
• Umfang: 60%
• Vergütung: Entgeltgruppe 13 TV TU Darmstadt
• Einsatzort: Darmstadt
• Bewerbungsfrist: 31.12.2025

Ihre AufgabenDer Aufgabenbereich der ausgeschriebenen Stelle umfasst die administrative und integrative Betreuung und Unterstützung von Wissenschaftler:innen, die mit Stipendium oder selbstfinanziert an die TU Darmstadt kommen.
Zu den Aufgaben gehören:
• Durchführung und Weiterentwicklung des Beratungs- und Serviceangebotes für internationale Wissenschaftler:innen und ihre Familien, die mit Stipendien oder selbstfinanziert an die TU Darmstadt kommen, insbesondere zu aufenthaltsrechtlichen und organisatorischen Fragestellungen
• Konzeptionelle Weiterentwicklung, Organisation und Durchführung des monatlichen Sammeltermins mit der Ausländerbehörde der Stadt Darmstadt
• Verwaltung der Klient:innen mithilfe des CRM-SystemsCobra CRM Pro XL
• Weiterentwicklung und Pflege zielgruppenspezifischer Informationskanäle für das Welcome Centre (Web-Auftritt First Spirit, Erstellung von Informationsmaterial)
• Erstellung und Umsetzung von Qualitätssicherungsmaßnahmen
• Konzeption und Entwicklung von Networking- und Social Events für die Zielgruppe

Ihr ProfilFür diese Aufgaben suchen wir eine vielseitige, interkulturell erfahrene, dynamische, serviceorientierte und teamfähige Person.
Sie verfügen über:
• ein mit überdurchschnittlichem Erfolg abgeschlossenes Universitätsstudium
• nachgewiesene einschlägige Berufserfahrung in der Forschungsverwaltung, einem Welcome Centre oder einer vergleichbaren Einrichtung
• Gute Kenntnisse des für die Zielgruppe relevanten Visa- und Aufenthaltsrechtes, insbesondere der relevanten Aufenthaltstitel
• Erfahrung in der Konzeption und Organisation von Veranstaltungen

Weiterhin bringen Sie mit:
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Englisch und Deutsch
• Erfahrung in der Arbeit mit CRM Systemen
• Bereitschaft, gelegentlich Veranstaltungen außerhalb der üblichen Arbeitszeiten zu koordinieren

Persönlich zeichnen Sie sich aus durch:
• Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit und starke Dienstleistungsorientierung
• Hohe Flexibilität, Teamfähigkeit, Organisationsfähigkeit, Belastbarkeit
• Ausgeprägte interkulturelle Kompetenz
• Strukturierte, zielorientierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Fähigkeit, ein Team von studentischen Hilfskräften zu koordinieren

Wir bietenDie Technische Universität Darmstadt bietet vielfältige und herausfordernde Aufgaben, eigenverantwortliches Arbeiten, aktuelle Technologien, gute kollegiale und partnerschaftliche Zusammenarbeit, bedarfsorientierte Fortbildungsmöglichkeiten und eine individuelle Personalentwicklung.
• Entfaltung und Gestaltung – ein umfassendes internes Weiterbildungsangebot sowie Möglichkeiten der Weiterqualifizierung und Entwicklung
• Urlaub/Bildungsurlaub – 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei Vollzeit) und 5 Tage Bildungsurlaub
• Nachhaltig und Mobil – Freifahrtberechtigung im gesamten Regionalverkehr in Hessen durch das LandesTicket Hessen nach den jeweils geltenden tariflichen Bestimmungen sowie mobiles Arbeiten
• Fit und Gesund – kostenlose medizinische Vorsorgeuntersuchungen und umfangreiches vergünstigtes Sportangebot
• Work-Life-Balance – flexible Arbeitszeitmodelle; Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Altersvorsorge – Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) nach den jeweils geltenden Bestimmungen
• Dienstrad/Fahrradleasing
• Familienfreundlichkeit/Vereinbarkeit Famil