Beschreibung

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01.01.2026 einen engagierten Sachbearbeiter (m/w/d) im Vorzimmer des Bürgermeisters

Schwerpunkt: Assistenz und Sitzungsdienst

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Stunden/ Woche)

Das Aufgabengebiet umfasst folgende Schwerpunkte:

Bereich Assistenz/ Sekretariat

- o Erledigung der Korrespondenz im Post- und Mailschriftwechsel
- o Kontrollieren und Vorbereiten von Terminen des Bürgermeisters
- o Verwaltung des Terminkalenders einschließlich Terminüberwachung und -koordination
- o Betreuung von Gästen des Rathauses
- o Registraturarbeiten
- o Verwaltung des Schriftgutes, Ablage, Archivierung
- o Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere Redaktion des Amtsblattes
- o Recherche für Reden und Grußworte des Bürgermeisters (Vorbereitung, Entwürfe)

Bereich Sitzungsdienst

- o Erstellung, Weiterleitung und Koordinierung von Drucksachen (Workflowmanagement)
- o Zusammenstellen von Sitzungsunterlagen (Abstimmung Tagesordnung mit Bürgermeister)
- o Bereitstellung im digitalen Gremienmanagement (einschließlich Rats- und Bürgerinformationssystem regisafe)
- o Versenden von Einladungen unter Beachtung der Ladungsfristen
- o Vorbereitung der Sitzungsräume (Sitzordnung, Versorgung usw.)
- o Teilnahme an Gremiensitzungen einschl. der Protokollführung, auch in den Abendstunden
- o Anfertigung von Niederschriften und deren Abstimmung
- o Einholung von Genehmigungen der Rechtsaufsichtsbehörde
- o Entgegennahme und Bearbeitung Anfragen/Anträgen der Fraktionen/Gremienmitglieder
- o Betreuung der Gremienmitglieder
- o Abrechnung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen
- o Kontrolle der Beschlussumsetzung (Beschlussvollzug)

Eine Änderung des Aufgabengebietes sowie die Übertragung weiterer Aufgaben innerhalb des Aufgabengebietes bleiben vorbehalten.

Was Sie mitbringen?

- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, als Kaufman n/-frau für Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellte/- r oder
- den abgeschlossenen Fortbildungslehrgang I (FL l) oder
- den Abschluss als Verwaltungsbetriebswirt/-in (VWA) bzw. Betriebswirt/-in (VWA)
- vertiefte Kenntnisse im Kommunalrecht (Thüringer Gemeinde- und Landkreisordnung -Thüringer Kommunalordnung)
- Teamfähigkeit, verbunden mit der Fähigkeit strukturiert Fragestellungen und Problemfelder zu bearbeiten
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, hohe Sozialkompetenz sowie sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten
- zuverlässige, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
- Belastbarkeit, Einsatzbereitschaft und Flexibilität
- gute lT-Kenntnisse, anwendungsbereite Kenntnisse der gängigen MS-Office-Produkte, insbesondere Microsoft Excel, Kenntnisse im Umgang mit regisafe sind von Vorteil
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (gutes Ausdrucksvermögen)
- Besitz eines Führerscheins der Klasse B erwünscht

Was wir Ihnen bieten?

- einen zukunftssicheren Arbeitsplatz in einer öffentlichen Verwaltung
- ein verantwortungsvolles und interessantes Aufgabengebiet
- eine unbefristete Vollzeitstelle (Beantragung von Teilzeitmodellen ist möglich)
- aufgabenbezogene Weiterbildungsmöglichkeiten
- flexible Arbeitszeiten/ Gleitzeitmodel I
- 30 Tage Erholungsurlaub
- monatliche Sachbezüge (Sachbezugskarte) im Rahmen des alternativen Entgeltanreizsystems im öffentlichen Dienst
- die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
- Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements (Gesundheitskurse und -tage)
- Die Vergütung richtet sich vorbehaltlich der Stellenbewertung im Rahmen einer Organisationsuntersuchung zunächst nach Entgeltgruppe 8 der Entgeltordnung in Anlage 1 zum Tarifuertrag für
- den öffentlichen Dienst im Bereich der Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände (TVöD VKA).

Wie geht es weiter?

Wenn diese Stelle Ihr Interesse weckt, freuen wir uns bis zum 30.09.2025 über Ihre aussagekräftige

Bewerbung - vorzugsweise als Onlinebewerbung per E-Mail (.pdf). Sie können Ihre Bewerbungsunterlagen

auch postalisch an folgende Anschrift senden: Stadtverwaltung Steinbach-Hallenberg,

Hauptamt, Kennwort ,,SB Vorzimmer Bürgermeister", Rathausplatz 2, 98587 Steinbach-Hallenberg.

Menschen mit Schwerbehinderung (m/w/d) werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Bei Fragen zur o. g. Stelle wenden Sie sich gern an den Leiter des Hauptamtes, Herrn Gallmüller

Tel: 036847 3801 3

E- Mail: t.gallmueller@steinbach-hallenberg.deI

Mit Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass sämtliche im Zuge der Bewerbung erfassten Bewerberdaten zum Zwecke der Durchführung des Auswahlverfahrens von der Stadtverwaltung Steinbach- Hallenberg verwendet werden, Ihr Einverständnis können Sie schriftlich widerrufen. Nach Ablauf der Frist werden die Bewerbungsunterlagen nicht berücksichtigter Bewerber (m/w/d) vernichtet und die

persönlichen Daten gelöscht/ anonymisiert. Die Bewerbung wird in diesem Falle nicht Bestandteil Ihrer Personalakte. Bitte beachten Sie darüber hinaus die Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten auf dem entsprechenden Merkblatt unter www.steinbach-hallenberg.de oder auf Nachfrage.

Durch die Bewerbung entstehende Kosten werden von der Stadt Steinbach-Hallenberg nicht erstattet. Die Vorstellungsgespräche sind voraussichtlich für die 42-43. Kalenderwoche 2025 vorgesehen.