Assistenz der Abteilungsleitung Entwicklung

Assistenz der Abteilungsleitung Entwicklung

Standort: München

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

• Unterstützung bei der Koordination der administrativen und organisatorischen Angelegenheiten im Tagesgeschäft

• Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz

• Terminabstimmung und Ablaufkoordination

• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings, etc.

• Reiseplanung, Buchung und Reisekostenabrechnung

• Aktive Unterstützung der Büro- und Abteilungsorganisation

• Empfang und Bewirtung von Gästen

• Urlaubs- und Krankheitsvertretung angegliederter / benachbarter Assistenzen

• Organisation und Optimierung des Arbeitsablauf im Tagesgeschäft der Abteilung

• Organisation des Bestellprozess von u.a. Büroausstattung, Abteilungsinventar, Reparaturen, Ersatzbestellungen, Persönlicher Schutzausrüstung etc.

• Erstellung von Statistiken anhand elektronischer Daten und Unterlagen

• Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, externer Korrespondenz

• Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildung (Schulungen, Seminare, Tagungen, etc.)

• Ablage und Digitalisierung von Dokumenten

Fachliche Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, vorzugsweise als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation

• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position

• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Gute Fremdsprachenkenntnisse in Wort und Schrift (sehr gute Englischkenntnisse, gerne auch eine weitere Sprache)

• Sehr gute MS Office Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

• Gute SAP Anwenderkenntnisse

• Organisationstalent- und Geschick, Lernbereitschaft, sorgfältige und selbständige Arbeitsweise

• Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, Integrität, hohe Teamfähigkeit, Sozialkompetenz, interkulturelle Kompetenz