Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Arbeitgeber: Brandenburgische Ingenieurkammer

**Brandenburgische Ingenieurkammer | Potsdam**



Sie behalten Termine und Aufgaben im Blick, organisieren gern und kommunizieren freundlich und verbindlich? Dann freuen wir uns auf Ihre Unterstützung in unserer Geschäftsstelle.



Die Brandenburgische Ingenieurkammer (BBIK) sucht zum **01.12.2026** eine **Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)**.



Als zentrale Ansprechperson unterstützen Sie die Geschäftsführung, organisieren den Büroalltag und begleiten die Arbeit unserer ehrenamtlichen Gremien.



**Ihre Aufgaben**



**Assistenz und Büroorganisation**



- organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie Terminplanung und Pflege des Teamkalenders

- Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Korrespondenz und Unterlagen

- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Betreuung des zentralen E-Mail-Postfachs

- Empfang und Betreuung von Gästen, Annahme von Telefonaten und Weiterleitung von Anliegen

- Abstimmung und Organisation notwendiger Vertretungen innerhalb des Teams

- Vorbereitung von Dienstreiseaufträgen



**Gremienarbeit und Sitzungsmanagement**



- organisatorische Vor- und Nachbereitung der Vorstandssitzungen und Vertreterversammlungen einschließlich Einladungen, Sitzungsunterlagen und Protokollführung

- Auswertung von Protokollen und Berichten aus der Kammer- und Gremienarbeit, der Bundesingenieurkammer sowie von Dienstreisen im Hinblick auf relevante Informationen und Handlungsbedarf

- Weiterleitung von Beschlüssen und daraus resultierenden Aufgaben an die zuständigen Mitarbeitenden in Abstimmung mit der Geschäftsführung

- Bereitstellung der Protokolle im internen Bereich der Website

- Pflege der Mitgliederübersichten von Gremien und Ausschüssen sowie Organisation der zugehörigen Kommunikation



**Mitgliederbetreuung und Veranstaltungen**



- Organisatorische Betreuung der regionalen Beratungsstellen

- Vorbereitung und Begleitung regionaler Mitgliederversammlungen, des BBIK-Dialogs und weiterer Veranstaltungen

- Pflege von Kontaktdaten in der Mitgliederverwaltung



**Organisation der Geschäftsstelle**



- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Besorgungen für die Geschäftsstelle

- Verwaltung und Vorbereitung der Besprechungsräume einschließlich Bewirtung sowie Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und erforderlichen Hygienemaßnahmen

- Betreuung von Bibliothek und Archiv



**Das bringen Sie mit**



- einen kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Studienabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation

- idealerweise Erfahrung in der Assistenz, im Sekretariat oder in der Büroorganisation

- eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise sowie Freude an organisatorischen Aufgaben

- sehr gute Deutschkenntnisse und Sicherheit beim Verfassen von Schreiben und Protokollen

- einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und die Bereitschaft, sich in unsere Verwaltungsprogramme einzuarbeiten

- ein freundliches, verbindliches Auftreten, Teamgeist und einen serviceorientierten Umgang mit Mitgliedern, Ehrenamtlichen und Gästen

- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen



**Das erwartet Sie**



- eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit eigenem Aufgabenbereichmit und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

- enger Kontakt zu Mitgliedern, Gremienvertretern und Kooperationspartnern

- kurze Entscheidungswege und Raum, organisatorische Abläufe mitzugestalten

- Vollzeit/Teilzeit mit mindestens 30 Wochenstunden

- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, flexible Arbeitszeiten

- ein zunächst bis zum 31. Mai 2028 befristetes Arbeitsverhältnis. Bei erfolgreicher Zusammenarbeit besteht die Perspektive auf eine unbefristete Weiterbeschäftigung



**Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!**



Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen **bis zum 15.11.26** unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung an **bewerbung@bbik.de**.