Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Kurzbeschreibung

Zur organisatorischen und administrativen Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige und gut strukturierte Assistenz (m/w/d). In dieser vielseitigen Position koordinieren Sie Termine und Aufgaben, bereiten Besprechungen vor und nach und unterstützen bei Personal-, Vertrags- und Organisationsthemen. Sie behalten auch bei kurzfristigen Anforderungen den Überblick und sorgen dafür, dass Informationen, Unterlagen und offene Punkte zuverlässig bearbeitet werden.

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen

• Sichtung, Priorisierung und Bearbeitung von E-Mails, Nachrichten und Rückrufen

• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsführungsrunden, Mitarbeitergesprächen und weiteren internen Besprechungen

• Erstellung von Agenden, Gesprächszusammenfassungen, Aufgabenlisten und Entscheidungsvorlagen

• Nachverfolgung offener Punkte, Fristen und delegierter Aufgaben

• Unterstützung im Bewerbungsmanagement, insbesondere Sichtung von Unterlagen, Bewerberkommunikation und Terminabstimmung

• Mitwirkung beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie bei der Organisation von Schulungen und Weiterbildungen

• Erstellung und Pflege von personalbezogenen Unterlagen, beispielsweise Arbeitszeugnissen und organisatorischen Checklisten

• Koordination und strukturierte Ablage von Verträgen, AGB, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen und sonstigen Geschäftsunterlagen

• Kommunikation und Terminabstimmung mit Kanzleien, Behörden, Bildungsträgern, Kunden und weiteren externen Ansprechpartnern

• Pflege von digitalen Ablage-, Aufgaben- und Kommunikationsstrukturen

• Unterstützung bei internen Projekten sowie bei der Dokumentation und Verbesserung organisatorischer Abläufe

• Erstellung von Auswertungen, Übersichten, Präsentationen und schriftlichen Vorlagen

• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft

Ihr Profil

• Idealerweise Berufserfahrung in der Assistenz, im Office-Management oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion

• Sehr gute Organisationsfähigkeit und eine selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten

• Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick zu behalten

• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint und Planner

• Bereitschaft, sich in weitere betriebliche Anwendungen und Prozesse einzuarbeiten

• Interesse an Personal-, Vertrags- und Organisationsthemen

Das bieten wir

• Eine abwechslungsreiche Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit organisatorischer Eigenverantwortung

• Kurze Kommunikations- und Entscheidungswege

• Ein modernes, digital unterstütztes Arbeitsumfeld

• Eine strukturierte Einarbeitung in die betrieblichen Abläufe

• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung