Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

• Unser Mandant ist ein etabliertes und wirtschaftlich sehr stabiles Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitenden im Ruhrgebiet. Das Unternehmen leistet einen wichtigen Beitrag zu Nachhaltigkeit, Umwelt- und Ressourcenschutz und verbindet langfristige Arbeitsplatzsicherheit mit modernen Arbeitsweisen. Die Position wurde neu geschaffen, um die fortschreitende Digitalisierung des Personalbereichs weiter voranzutreiben. Sie erwartet ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, kurze Entscheidungswege sowie die Möglichkeit, Prozesse und Systeme aktiv mitzugestalten

Ihre Vorteile:

• Unbefristete Festanstellung in einer zukunftssicheren und sinnstiftenden Branche

• Vergütung nach TVöD

• 39-Stunden-Woche

• Bis zu 2 Tage Homeoffice pro Woche nach erfolgreicher Einarbeitung

• Arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge

• Betriebliche Krankenversicherung mit Leistungen von bis zu 600 € jährlich

• Hauseigenes Fitnessangebot

• Kantine direkt am Standort

• Job-Bike-Leasing

• Strukturierte und umfassende Einarbeitung

• Gezielte Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit im direkten Umfeld der Geschäftsführung

• Offene und wertschätzende Unternehmenskultur nach dem Motto Miteinander – Füreinander

Ihre Aufgaben:

• Eigenständige und vorausschauende Organisation des Geschäftsführungsbüros

• Koordination der Büroabläufe sowie professionelles Dokumentenmanagement

• Verantwortliche Kalenderpflege und Koordination komplexer Termine

• Organisation und Planung von Dienstreisen

• Proaktive Lösung von Terminüberschneidungen und kurzfristigen Änderungen

• Fristen-, Wiedervorlagen- und Rückmeldungsmanagement

• Erstellung anspruchsvoller Geschäftskorrespondenz

• Erstellung von Präsentationen, Protokollen sowie vertraulichen Entscheidungsunterlagen

• Unterstützung bei der Gremienarbeit

• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen

• Empfang und professionelle Betreuung interner und externer Gäste

• Übernahme von Sonderaufgaben sowie Mitwirkung bei der Optimierung digitaler Arbeitsabläufe

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sowie gegenseitige Vertretung innerhalb des Assistenzteams

Ihre Qualifikationen:

• Kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung, oder ein abgeschlossenes Studium, beispielsweise im Bereich Betriebswirtschaft

• Fundierte Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise im direkten Umfeld einer Geschäftsführung, eines Vorstands oder einer Bereichsleitung

• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeit sowie eine proaktive und eigenständige Arbeitsweise

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und Sicherheit in der professionellen Geschäftskorrespondenz

• Absolute Diskretion, Zuverlässigkeit und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein

• Souveräner Umgang mit kurzfristigen Änderungen und parallelen Aufgabenstellungen

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams

• Professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten auf unterschiedlichen Hierarchieebenen

• Kommunikationsstärke, Lösungsorientierung und gutes Urteilsvermögen

• Sicheres Gespür für Menschen und Situationen

• Erfahrung in der Gremienarbeit sowie eine Affinität zu digitalen Prozessen sind von Vorteil

Über Hays:

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