Assistenz der Geschäftsleitung / Prozessmanagement (m/w/d)

Schüber Ingenieure GmbH

Schüber Ingenieure ist ein familiengeführtes Ingenieur- und Gebäudetechnikunternehmen in Freiburg. Seit vielen Jahren betreuen wir Kunden aus Industrie, Verwaltung, Gesundheitswesen, Hotellerie, Handel und Forschung – mit ganzheitlichen Lösungen in den Bereichen Planung, Gebäudeautomation, Montage, Wartung und Kundendienst.

Für die direkte Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir eine organisationsstarke Persönlichkeit, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und gerne eigene Ideen einbringt.

In dieser vielseitigen Position verbindest du klassische Geschäftsleitungsassistenz mit eigenständigen Aufgaben in der Prozess- und Projektkoordination. Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung, den Teamleitungen und verschiedenen Fachbereichen zusammen, sorgst für strukturierte Abläufe und unterstützt uns dabei, interne Prozesse und Projekte weiterzuentwickeln.

Dabei erwarten dich abwechslungsreiche Themen – von Organisation und Personal über Recruiting und Unternehmenskommunikation bis hin zu Digitalisierung und Prozessoptimierung. Du musst nicht alles bereits beherrschen: Entscheidend sind Organisationstalent, Eigeninitiative und die Bereitschaft, dich in neue Aufgaben einzuarbeiten.

Das spricht für Schüber Ingenieure:

• familiengeführtes Unternehmen mit langfristiger Perspektive

• abwechslungsreiche Aufgaben in einem technischen Umfeld

• moderner Arbeitsplatz in Freiburg

• gute Bezahlung – je nach Erfahrung und Verantwortungsumfang ca. 45.000 bis 60.000 € brutto/Jahr

• 30 Tage Urlaub plus 6 Gleitzeittage

• flexible Arbeitszeit und freitags früher Feierabend

• helles, modernes Büro mit höhenverstellbaren Schreibtischen

• gutes Betriebsklima, starkes Teamgefühl und gemeinsame Events

• JobRad, Hansefit und moderne Küche

Deine Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsleitung mit Prozessverantwortung unterstützt du die Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft und übernimmst eigenständig organisatorische Aufgaben sowie Projekte. Dabei arbeitest du eng mit den Teamleitungen und Fachbereichen zusammen und bringst eigene Ideen zur Weiterentwicklung unserer Abläufe ein.

Geschäftsleitungsassistenz & Organisation

• Eigenständige Organisation von Terminen, Besprechungen, Korrespondenz und Wiedervorlagen

• Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsgrundlagen

• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Vereinbarungen

• Organisation von Meetings des Führungskreises sowie Abstimmung mit den Teamleitungen

Prozessmanagement & Unternehmensentwicklung

• Analyse, Optimierung und Dokumentation interner Abläufe und Prozesse (KVP)

• Entwicklung und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen, Konzepten und Standards

• Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten und Einführung neuer Systeme

• Eigenständige Koordination und Umsetzung ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben

Personalmanagement, Recruiting & Employer Branding

• Eigenständige Betreuung und Weiterentwicklung von Personalprozessen, insbesondere Ein- und Austritten sowie Onboarding

• Koordination von Mitarbeitergesprächen sowie eigenverantwortliche Organisation des Weiterbildungsmanagements

• Mitgestaltung von Recruitingmaßnahmen, Bewerberauswahl und Arbeitgeberpräsentation

• Abstimmung mit externen Recruitingpartnern und internen Ansprechpartnern

Projektgeschäft, Controlling & kaufmännische Aufgaben

• Unterstützung bei Angeboten, Aufträgen, Projektübersichten und Rechnungsstellung

• Aufbereitung von Kennzahlen, Reportings und Informationen für die Geschäftsleitung

• Mitwirkung bei Projektcontrolling und Nachkalkulation

• Abstimmung mit Projektverantwortlichen, Kunden und Lieferanten

Unternehmenskommunikation & weitere Aufgaben

• Unterstützung bei interner Kommunikation, Marketingmaßnahmen und Pflege des Unternehmensauftritts

• Vorbereitung und organisatorische Begleitung von Vertrags- und weiteren Unternehmensangelegenheiten

• Vertraulicher Umgang mit sensiblen