Assistenz des Vorstands (m/w/d)

Organisieren. Koordinieren. Verantwortung übernehmen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte, strukturierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit, die unseren Vorstand in sämtlichen organisatorischen, administrativen und kaufmännischen Angelegenheiten unterstützt.

Ihre Aufgaben:

• Termin- und Veranstaltungsmanagement: Planung und Organisation von Terminen, Sitzungen, Dienstreisen, Veranstaltungen sowie Exkursionen

• Gremienmanagement: Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen und Vertreterversammlungen

• Bank-, Finanzierungs- und Vertragsangelegenheiten: Steuerung und Koordination von Bank- und Finanzierungsthemen sowie die Abstimmung und Betreuung von Notar- und Versicherungsangelegenheiten

• Berichtswesen und Unternehmenskommunikation: Verantwortung für die Erstellung und Koordination von Geschäftsberichten sowie internen und externen Unternehmenspublikationen

• Korrespondenz und Dokumentenmanagement: Selbstständige Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenverwaltung

• Empfang und Besuchermanagement: Bei Bedarf Übernahme von Empfangstätigkeiten sowie die Annahme unseres Servicetelefons

Ihr Profil:

• Ausbildung / Erfahrung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Berufserfahrung in der Assistenz einer Geschäftsleitung

• Organisationstalent: Sie arbeiten strukturiert und besitzen die Fähigkeit Aufgaben und Prioritäten souverän zu koordinieren sowie in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten

• Persönliche Eigenschaften: Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität und die Bereitschaft, sich eigenständig in neue Themengebiete einzuarbeiten

• Kommunikation & Diskretion: Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen und Geschäftsvorgängen

• IT: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Unser Angebot:

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit direkter Anbindung an die Geschäftsleitung

• Vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe

• Ein kollegiales Arbeitsumfeld, in dem Eigeninitiative und selbstständiges Arbeiten geschätzt werden

• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

• Eine langfristige berufliche Perspektive in einem wirtschaftlich stabilen Unternehmen

• Leistungsgerechte Vergütung gem. dem Tarifvertrag für die Beschäftigten der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft sowie attraktive Zusatzleistungen

Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie Ihre Unterlagen an [bewerbung@fh-pf.de](https://mailto:bewerbung@fh-pf.de)

Die nach Art. 13 DSGVO zu machenden Angaben finden Sie unter [www.familienheim-pforzheim.de/datenschutz](http://www.familienheim-pforzheim.de/datenschutz).