Assistenz Hauptverwaltung

Arbeitgeber: Stadt Karlsruhe, Personal- und Organisationsamt

Start: nächstmöglich | unbefristet | Teilzeit 50 % | Bezahlung: E 8 TVöD
(Vollzeit Jahresbrutto 44.800 € bis 54.368 €)

Das Stadtamt Durlach vereint als zentrale Anlaufstelle für rund 30.000
Menschen im größten Stadtteil Karlsruhes vielfältige kommunale Aufgaben unter
einem Dach und gestaltet Verwaltung nah an den Menschen vor Ort. In unserer
Hauptverwaltung laufen die Fäden zusammen: Sie koordiniert zentrale interne
Abläufe, verbindet unterschiedliche Bereiche und unterstützt die
Ortsvorsteherin bei der Steuerung des Stadtamts.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag


- Koordination des laufenden Geschäftsbetriebs: Sie organisieren die Abläufe
im Sekretariat, übernehmen das Terminmanagement und bereiten Besprechungen
organisatorisch vor und nach. Dabei stellen Sie relevante Unterlagen zusammen,
holen Rückmeldungen ein und behalten Fristen, Wiedervorlagen und offene
Arbeitsaufträge im Blick.
- Zentrale Schnittstelle:Sie bündeln Informationen und koordinieren die
Abstimmung zwischen der Leitung der Hauptverwaltung, der Personalstelle, den
Fachbereichen und weiteren Organisationseinheiten.
- Administrative Sachbearbeitung: Sie bearbeiten selbständig wiederkehrende
Verwaltungsvorgänge und die laufende Korrespondenz und unterstützen die Leitung
der Hauptverwaltung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Vertretung: Sie vertreten die Assistenz der Ortsvorsteherin bei
Abwesenheit, insbesondere während Urlaubs- und Krankheitszeiten, und stellen
damit die verlässliche Fortführung der organisatorischen Abläufe im
Leitungsbereich sicher.

Ihr Profil auf einen Blick:


- Qualifikation:Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als
Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine
vergleichbare Qualifikation.
- Fachkenntnisse: Der sichere und routinierte Umgang mit den gängigen
MS-Office-Anwendungen zeichnet Sie aus. Idealerweise bringen Sie zudem
Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich mit.
- Kompetenzen: Organisationstalent, Diskretion und eine zuverlässige,
selbständige Arbeitsweise zeichnen Sie aus. Auch bei wechselnden Anforderungen
behalten Sie den Überblick und setzen die richtigen Prioritäten. Mit Ihrer
Kommunikationsstärke und einem freundlichen, verbindlichen Auftreten schaffen
Sie die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und
Kolleg*innen. Für eine verlässliche Erreichbarkeit des Sekretariats bringen Sie
die Bereitschaft mit, Ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten.

Ihre Bewerbung

Online über unser Bewerbungsportaloder postalisch an Stadt Karlsruhe,
Stadtamt Durlach, 76124 Karlsruhe

Bewerbungsfrist: 31.10.2026 | Kennziffer: 150.26.015

Ansprechperson: Anja Bormeth, Personalstelle, Telefon 0721/133-1911, E-Mail:
anja.bormeth@durlach.karlsruhe.de