Assistenz Immobilienverwaltung / Property Management (m/w/d)

Für unser Team bei HS Concept suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige und organisationsstarke Unterstützung im Bereich Immobilienverwaltung, Facility Management und Inhouse-Vermietung.

In dieser Position bist du eine zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen Mietern, Objektbetreuung, Hausmeistern, Monteuren, Handwerksfirmen und unserer Verwaltung.

Wenn du gerne organisierst, den Überblick behältst und offene Vorgänge konsequent bis zum Abschluss verfolgst, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Deine AufgabenFacility Management & Arbeitsaufträge

• Aufnahme und Bearbeitung von Schadens- und Mängelmeldungen

• Erstellung und Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen

• Koordination von Hausmeistern, Monteuren und Fachfirmen

• Terminabstimmung mit Mietern und Dienstleistern

• Nachverfolgung offener Reparaturen und Aufträge

• Einholung fehlender Rückmeldungen, Dokumentationen und Fotos

• Dokumentation und Abschluss erledigter Vorgänge

Property Management & Objektmaßnahmen

• Organisatorische Begleitung laufender Maßnahmen an unseren Immobilien

• Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen

• Nachforderung fehlender Angebote und Rückmeldungen

• Pflege und Aktualisierung unserer Maßnahmen- und Aufgabenlisten

• Vorbereitung offener Entscheidungsfälle für die Objektbetreuung

• Unterstützung bei länger laufenden Reparatur- und Sanierungsmaßnahmen

Inhouse-Vermietung

• Pflege unserer Vermietungs- und Leerstandslisten

• Überwachung von Leerständen und Vermietungsständen

• Erstellung und Pflege von Inseraten für Wohnungen, Garagen und Stellplätze

• Bearbeitung von Interessentenanfragen

• Koordination von Besichtigungsterminen

• Anforderung der benötigten Interessentenunterlagen

• Vorbereitung von Mietverträgen

• Organisatorische Vorbereitung von Wohnungsübergaben und -abnahmen

Das solltest du mitbringen

• Eine strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise

• Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Vorgänge gleichzeitig im Blick zu behalten

• Freundliches und professionelles Auftreten gegenüber Mietern, Eigentümern und Dienstleistern

• Gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse

• Sicherer Umgang mit E-Mail, Microsoft Office und digitalen Arbeitsabläufen

• Eigenständige Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein

• Konsequenz bei der Nachverfolgung offener Aufgaben

Erfahrung in einer Hausverwaltung, Immobilienverwaltung, im Facility Management oder in der Vermietung ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.

Wichtiger sind für uns Zuverlässigkeit, Organisationstalent und die Bereitschaft, sich in die Aufgaben einzuarbeiten.

Was dich bei uns erwartet

• Vollzeitstelle mit geregelten Arbeitszeiten

• Keine wechselnden oder ständig variierenden Arbeitszeiten

• Abwechslungsreiche Tätigkeit rund um Immobilien, Verwaltung und Vermietung

• Eigenständiger Verantwortungsbereich mit klaren Zuständigkeiten

• Direkte und kurze Entscheidungswege

• Strukturierte Arbeitsabläufe und klare Zuständigkeiten

• Kostenlos Kaffee und Wasser

• Langfristige Perspektive in einem wachsenden Immobilienunternehmen