Assistenz (m/w/d)

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Du bringst Erfahrung und Fachwissen mit – wir die passenden Perspektiven. Bei persona service erwarten dich abwechslungsreiche Aufgaben, ein professionelles Umfeld sowie Unternehmen, die dein Know-how schätzen. Starte mit uns deinen nächsten Karriereschritt – erstklassig, professionell und menschlich.

Deine Aufgaben

• du übernimmst die Koordination und verfolgst terminrelevante Vorgänge eigenständig inklusive Erledigungskontrolle

• Sitzungen und Beratungen bereitest du vor, organisierst diese und übernimmst Protokollführung sowie Bewirtung

• unterschriftsreife Vorlagen für den Bürgermeister erstellst du nach Manuskript, Stichwort oder eigenständig

• du verfasst Glückwunsch- und Kondolenzschreiben und überwachst den Umlauf von Schriftstücken und Vorlagen

• Ehrungen zu Jubiläen und Geburten organisierst du und stimmst die Abläufe ab

• du vereinbarst Besuchstermine und übernimmst die Beschaffung und Verpackung von Präsenten

• Akten- und Ablageverwaltung sowie die Archivierung gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben

• du erfasst bzw. meldest du Urlaub sowie Nebentätigkeiten des Bürgermeisters und erstellst Vollmachten nach Vorgabe

• weiterhin dokumentierst du datenschutzrelevante Vorgänge und führst die Nachweisführung im System PRIVACYSOFT

• du erfasst und berechnest die Geschenkesteuer, betreust Praktikant:innen und Auszubildende mit und beschaffst Verwaltungs- und Präsentationsmittel nach Bedarf

Das wünschen wir uns

• eine abgeschlossene Ausbildung z. B. als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsfachangestellte (m/w/d), Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation kannst du vorweisen

• Organisationstalent sowie ein sicheres und freundliches Auftreten sprechen für dich

• im Umgang mit sensiblen Informationen bringst du Diskretion und Verantwortungsbewusstsein mit

• du arbeitest gerne eigenständig und findest pragmatische, lösungsorientierte Wege

• weiterhin behältst du auch bei mehreren parallelen Themen und Terminen den Überblick

• ein gutes sprachliches Gefühl für Formulierungen, etwa für offizielle Schreiben oder kurze Texte, zeichnet dich aus

Das bieten wir

Worauf du dich immer bei persona service verlassen kannst:

• 50 € monatlich geschenkt für deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.

• Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld

• kostenlose Nachhilfe für deine Kinder auf der Lern- und Nachhilfeplattform Ubimaster

• zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm

• exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche

• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

Bei persona service geben wir 100% für dich!

Wir bringen seit über 58 Jahren Menschen und Arbeit erfolgreich zusammen – deutschlandweit und mit umfänglicher Betreuung. Dafür geben wir dir unsere 100%-Garantie: Durch 100% Geschwindigkeit versprechen wir dir eine schnelle Rückmeldung innerhalb von 100 Minuten(\*). Mit unseren bundesweiten Niederlassungen garantieren wir dir 100% Nähe durch eine persönliche Onboarding-Begleitung.

(\*) Innerhalb unserer ausgeschriebenen Geschäftszeiten

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• eine abgeschlossene Ausbildung z. B. als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsfachangestellte (m/w/d), Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation kannst du vorweisen

• Organisationstalent sowie ein sicheres und freundliches Auftreten sprechen für dich

• im Umgang mit sensiblen Informationen bringst du Diskretion und Verantwortungsbewusstsein mit

• du arbeitest gerne eigenständig und findest pragmatische, lösungsorientierte Wege

• weiterhin behältst du auch bei mehreren parallelen Themen und Terminen den Überblick

• ein gutes sprachliches Gefühl für Formulierungen, etwa für offizielle Schreiben oder kurze Texte, zeichnet dich aus