Assistenz (m/w/d)

Ihre Vorteile:

• Sie profitieren an dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilem Partner

• Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen

• Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung von Überstunden oder Freizeitausgleich

• Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit

Ihre Aufgaben:

• Persönliche Assistenz für den Leiter der Einheit Project Engineering Management (PEM) einschließlich Kalender- und Unterlagenmanagement; davon abgegrenzt Koordination von Teamterminen, Raum- und Arbeitsplatzbuchungen sowie Vertretungsaufgaben

• Unterstützung der Einheit Project Engineering Management bei operativen, konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben sowie Erstellung von Kommunikationsunterlagen, Präsentationen und Übersichten

• Reiseplanung für In- und Auslandsreisen (Reiseplanung, Reisebuchung in SAP Concur, Visabeschaffung, Informationsmanagement zu Reisekostenrichtlinien, Reisekostenabrechnung)

• Abwicklung von Bestellvorgängen (Einholung von Angeboten, Koordination und Aussteuerung des Bestell- und Rechnungsprozesses in Ariba und SAP)

• Verantwortung für die Organisation und Betreuung von Veranstaltungen (Raumbuchung, Bestellung Catering, etc.)

• Administrative HR-Unterstützung (Fehlzeiten, Stundenschreibung, Mehrarbeitsworkflow), Pflege von Personal-, Kapazitäts- und Organisationsübersichten sowie Koordination von Recruiting und Onboarding einschließlich Erstausstattung neuer Mitarbeitender

• Organisation des laufenden Office-Betriebs (Koordination von Ersatz- und Änderungsbedarf an bestehenden Arbeitsplätzen, Platzbuchungen, IT- und Systemanliegen, Besucheranmeldungen)

• Unterstützung der PEM-Weiterentwicklung, Digitalisierung und des Wissensmanagements (SharePoint- und Dokumentenpflege)

Ihre Qualifikationen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung

• Fundierte Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich

• Kompetentes und verbindliches Auftreten und professionelle Umgangsformen im Geschäftsleben (intern und extern)

• Schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sowie selbstständige und proaktive Arbeitsweise

• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, PowerPoint, Copilot und Excel), wünschenswerterweise Erfahrung mit IT-Systemen für das Bestellwesen (z. B. Ariba), Reisebuchungssystemen (z. B. Concur) und SAP

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Über Hays:

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.
Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei.
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