Assistenz Projektunterstützung und Finanzen

LEARN Logistics gGmbH

20457 Hamburg - Deutschland

Kaufmann/-frau - Büromanagement Arbeit Vollzeit ab 01.10.2025

Beschreibung

# **I. Über uns**

Wir sind eine internationale, gemeinnützige Organisation, die den Aufbau von Kapazitäten im Bereich Logistik und Lieferkettenmanagement (LSCM) in Ländern mit niedrigem und mittlerem Einkommen unterstützt. Wir arbeiten global, um bedeutende soziale und wirtschaftliche Auswirkungen zu erzielen. Unser Team in der Hauptgeschäftsstelle spielt eine entscheidende Rolle dabei, diese Bemühungen voranzutreiben, und wir suchen eine gut organisierte und effiziente Assistenz Projektunterstützung und Finanzen (m/w/d) zur Verstärkung unserer Aktivitäten.

## **II. Stellenübersicht**

Die Assistenz Projektunterstützung und Finanzen (m/w/d) wird in erster Linie das Team in der Hauptgeschäftsstelle bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen und mit dem „Head of Accounting and Project Support“ in Hamburg, Deutschland, zusammenarbeiten. Dazu gehören administrative, finanzielle und organisatorische Aufgaben, die das reibungslose Funktionieren des Teams gewährleisten sollen. Der ideale Kandidat (m/w/d) verfügt über Erfahrung in der Projektassistenz, positive Energie, ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Liebe zum Detail und eine proaktive Denkweise. Der Assistenz ist es wichtig, gute Arbeit zu leisten, Verantwortung für die eigene Arbeit zu übernehmen und über sich hinauszuwachsen, um das Team zu unterstützen.

### **Hauptaufgaben**

*Verwaltung:*

- Organisation und Pflege von physischen und digitalen Ablagesystemen.
- Aktualisieren von Datenbanken (z. B. CRM), Mailinglisten und Inventarsystemen.
- Zusammenstellen, Kopieren, Sortieren und Ablegen von Aufzeichnungen über Bürotätigkeiten und Geschäftsvorgänge.

*Veranstaltungsmanagement*

- Koordination der Logistik für interne und externe Veranstaltungen, einschließlich Terminplanung, Buchung von Veranstaltungsorten und Vorbereitung von Materialien.
- Organisation von Reisen für Teammitglieder, Partner und Begünstigte, einschließlich der Buchung von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln.

*Finanzen*

- Bearbeitung und Nachverfolgung aller eingehenden Rechnungen und Zahlungen, um eine fristgerechte und korrekte Bearbeitung sicherzustellen.
- Buchführung über Finanztransaktionen und Unterstützung bei der Kostenabrechnung.

*Allgemeine administrative Unterstützung*

- administrative Unterstützung der Geschäftsleitung
- Ansprechpartner für Verwaltungsangelegenheiten mit externen Beteiligten.
- Verfassen und Verwalten von Briefen und Korrespondenz für die externe Kommunikation.

## III Anforderungen

- Ausgezeichnetes Englisch und Deutsch in Wort und Schrift.
- Erfahrung in der Projekt-Assistenz, gerne im internationalen Umfeld
- Erfahrung mit Buchhaltungsaufgaben wie Zahlungsabwicklung und Buchführung.
- Erfahrung im Umgang mit Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) und die Fähigkeit, sich schnell in andere Softwareprogramme einzuarbeiten.
- Große Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben effizient zu bewältigen.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement.
- Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten.
- Erfahrung in der Koordinierung von Veranstaltungen und Reisevorbereitungen ist von Vorteil.

Quelle: Bundesagentur für Arbeit - Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.