Assistenz Rechnungswesen & Systeme, Mainz

Sie sind erst zufrieden, wenn alles reibungslos läuft? Wir suchen ab sofort am Standort Mainz eine Assistenz (m/w/d) Rechnungswesen & Systeme in Vollzeit. Es gibt viel zu tun: Proaktive organisatorische und administrative Unterstützung der Bereichsleitung sowie Unterstützung der Abteilungsleitungen bei ausgewählten organisatorischen Aufgaben Selbstständige Steuerung der Termin- und Kalenderorganisation sowie Überwachung und Nachhalten relevanter Fristen, Wiedervorlagen und Rückmeldungen Organisation und Koordination interner und externer Termine, Besprechungen, Dienstreisen sowie bereichsweiter Veranstaltungen und Teamevents Zentrale organisatorische Anlaufstelle für Mitarbeitende des Bereichs sowie interne und externe Ansprechpartner einschließlich selbstständiger Korrespondenz und administrativer Sonderaufgaben Unterstützung bei Dokumenten-, Post- und Rechnungsprozessen einschließlich Digitalisierung, Zuordnung und Weiterleitung im DMS sowie Rechnungsprüfung auf erster Stufe Organisatorische Unterstützung bei ausgewählten bereichsweiten Prozessen, insbesondere beim Onboarding neuer Mitarbeitender, bei statistischen Meldungen sowie bei administrativen Abfragen Übernahme ausgewählter organisatorischer Tätigkeiten im Jahresabschluss, insbesondere Koordination definierter Unterschriftsprozesse, Zugriffsberechtigungen für Wirtschaftsprüfer und Organisation des Jahresberichtstags Was wir uns von Ihnen wünschen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Teamassistenz- oder vergleichbaren Koordinationsfunktion. Erfahrung in der eigenständigen und vorausschauenden Unterstützung von Führungskräften sowie in der Organisation und Koordination eines größeren Bereichs. Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint, sowie sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln. Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen sowie digitalen Ablage-, Freigabe- und Workflowprozessen. Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie Erfahrung im eigenständigen Management paralleler, teilweise zeitkritischer Vorgänge. Sehr gute Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern. Hohes Maß an Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Serviceorientierung sowie grundlegendes Verständnis kaufmännischer Prozesse Unser Angebot für Sie: 30 Urlaubstage plus zusätzliche freie Tage an Weihnachten, Silvester und Rosenmontag. Homeoffice und flexible Arbeitszeiten - Vereinbarkeit privates und berufliches Jobrad, Fahrtkostenzuschuss für den ÖPNV, Kostenloser Verleih von E-Bikes Zuschüsse Altersvorsorge, Berufsunfähigkeitsversicherung und Unfallversicherung Gesundheitsmanagement - regelmäßiger Gesundheits-Check-up, Zuschuss Arbeitsplatzbrille u.v.m. Fitnessräume inkl. Sportkurse - Inhouse und modern ausgestattet Aus- und Weiterbildung - individuelle und umfassende Maßnahmen Modern ausgestatteter Arbeitsplatz Gemeinsame Events - Abteilungsausflug, Jahresabschlussfeier, Sportveranstaltungen u.v.m. Sie erwartet eine ausführliche Onboarding-Phase mit individuell geplanter Einarbeitung und eine Zusammenarbeit, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht. Bringen Sie Ihre Expertise, neue Ideen und Impulse in die DAL-Gruppe ein und bewerben Sie sich unter Angabe Ihrer Kündigungsfrist und Ihrer Gehaltsvorstellung. Unsere Stellenausschreibungen richten sich an alle geeigneten Bewerber unabhängig von Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, Weltanschauung, ethnischer Herkunft oder sexueller Identität.