Bürokoordination (m/w/d)

War es schon immer dein Traum, Ordnung ins Chaos zu bringen? Du behältst auch dann den Überblick, wenn gleichzeitig das Telefon klingelt, Termine abgestimmt werden müssen, eine Bestellung fehlt und irgendwo noch eine wichtige E-Mail wartet? Organisation, Kommunikation und ein gut laufender Büroalltag sind genau dein Ding? Dann ist das kollektiv stadtsucht deine neue potenzielle Schaltzentrale.

Wir sind ein Büro für Stadtplanung und Beteiligung, das sich dem Leitbild „Ein Stückchen Welt besser machen“ verschrieben hat. Damit das im Arbeitsalltag funktioniert, brauchen wir eine gute Organisation im Hintergrund. Du unterstützt uns dabei, den Überblick zu behalten, Termine und Abläufe zu koordinieren, administrative Aufgaben zu übernehmen und dafür zu sorgen, dass unser Büroalltag rundläuft. Ob Kommunikation, Büroorganisation, vorbereitende Buchhaltung, Vertragsunterlagen, Bestellungen oder Unterstützung bei Akquise und Projektorganisation – bei dir laufen viele Fäden zusammen.

Wir freuen uns über dein Organisationstalent, deine Verlässlichkeit und deinen Blick für die vielen kleinen und großen Dinge, die im Büroalltag wichtig sind. Bei uns hast du die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen, eigene Ideen einzubringen und unsere internen Abläufe aktiv mitzugestalten. Wenn wir dein Interesse geweckt haben, dann schick uns deine Bewerbung. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.

Folgende Aufgaben können deinen Verantwortungsbereich umfassen. Die Abstimmung zu einzelnen Verantwortlichkeiten erfolgt im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Daraus resultiert eine breite Spanne von möglichen Anstellungsverhältnissen, sowie Vergütungsansprüchen. Grundlage für unsere Vergütung stellt unser Gehaltsmodell dar:

Büroorganisation und laufende Verwaltung

• eigenständige Organisation und Koordination des laufenden Büroalltags

• Bearbeitung des täglichen E-Mail-, Postein- und -ausgangs und des Telefons in der Kernarbeitszeit

• Organisation und Pflege allgemeiner Büro- und Verwaltungsabläufe

• Koordination interner und externer Termine

• Sicherstellung der Funktionsfähigkeit von Büro-, Besprechungs- und Gemeinschaftsräumen

• Koordination von Reinigung, Reparaturen, Wartungen und sonstigen Dienstleistungen

• Bestandskontrolle sowie rechtzeitige Bestellung von Bürobedarf, Arbeitsmitteln und Verbrauchsmaterialien und ggf. Aufmerksamkeiten

• Kommunikation mit Vermietung, Hausverwaltung, Dienstleistenden und sonstigen Vertragspartner:innen

• Orthografieprüfung von Dokumenten (intern / extern)

• Mitwirkung bei der Veranstaltungsvorbereitung und ggf. -durchführung

Fristen- und Wiedervorlagenmanagement

• zentrale Überwachung von Büro-, Vertrags-, Personal- und Verwaltungsfristen

• Überwachung von Kündigungsfristen, Vertragsverlängerungen, Probezeiten, Befristungen, Wartungsterminen und Versicherungsfristen

• Einrichtung und Pflege von Wiedervorlagen

• aktive Erinnerung an anstehende Aufgaben, Entscheidungen und Fristen gegenüber Geschäftsführung und Mitarbeitenden

• Nachverfolgung offener Vorgänge bis zu deren Abschluss

Personaladministration

• Führung und Pflege der Personalunterlagen

• Vorbereitung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Änderungsvereinbarungen, Bescheinigungen und sonstigen personalbezogenen Dokumenten

• Überwachung von Probezeiten, Befristungen und Vertragsänderungen

• Koordination des On- und Offboardings von Mitarbeitenden

• Organisation von Arbeitsmitteln, Zugängen, Schlüsseln und sonstiger Büroausstattung für Mitarbeitende

• Pflege und Kontrolle von Urlaubs-, Krankheits- und sonstigen Abwesenheitsdaten

• monatliche Auswertung von Abwesenheiten und Arbeitszeiten

• administrative Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung und zum Steuerbüro

Vertrags- und Lizenzmanagement

• zentrale Führung und Verwaltung der laufenden Verträge und Vertragsübersichten

• Überwachung von Laufzeiten, Kosten, Kündigungsfristen und Vertragsverlängerungen

• Verwaltung insbesondere von:

• Arbeitsverträgen

• Verträgen mit freien Mitarbeitenden sowie Werk- und Dienstleistungsverträgen

• Miet- und Untermietverträgen

• Strom-, Internet-, Telefon- und Mobilfunkverträgen

• Versicherungen

• Fahrzeugleasing und sonstigen Leasingverträgen

• Wartungs-, Service- und Supportverträgen

• Verträgen mit Steuerberatung und Lohnbuchhaltung

• Verträgen mit IT-Dienstleistenden

• Softwarelizenzen und SaaS-Abonnements

• Domain-, Hosting- und Websiteverträgen

• Drucker-, Kopierer- und Hardwareverträgen

• Reinigungs- und Gebäudedienstleistungsverträgen

• Mitgliedschaften und Abonnements

• Mobilitäts- und Bahnangeboten

• Pflege der jeweiligen Ansprechpartner:innen und Vertragsunterlagen

• rechtzeitige Wiedervorlage vor Vertragsverlängerungen oder Kündigungsfristen

Rechnungswesen und vorbereitende Buchhaltung

• Durchführung der vorbereitenden Buchhaltung

• Bearbeitung und Organisation von Eingangsrechnungen

• Prüfung der formalen Vollständigkeit eingehender Rechnungen und Belege

• Zuordnung von Rechnungen und Belegen zu Projekten und Kostenstellen

• vollständiges Einholen fehlender Belege und Unterlagen

• Erstellung und Bearbeitung von Ausgangsrechnungen

• Kontrolle offener Rechnungs- und Abrechnungsvorgänge

• Vorbereitung der Unterlagen für Steuerbüro und Finanzbuchhaltung

• digitale Belegorganisation und Verarbeitung der Unterlagen in DATEV bzw. vergleichbarer Software

• Kommunikation mit Steuerbüro, Lohnbuchhaltung, Versicherungen und weiteren kaufmännischen Ansprechpartner:innen im übertragenen Kompetenzrahmen

Projektcontrolling und interne Finanzübersichten

• Führung und Pflege der internen Projekt- und Finanzübersichten

• Durchführung des laufenden Projektcontrollings

• Kontrolle von Projektständen, Projektbudgets, Stundenständen und Abrechnungen

• Erstellung, Pflege und Auswertung entsprechender Excel-Tabellen

• Kontrolle der Vollständigkeit projektbezogener kaufmännischer Daten

• Aufbereitung relevanter Informationen für die Geschäftsführung

Dokumenten- und Ablagemanagement

• Sicherstellung einer einheitlichen digitalen und analogen Ablagestruktur

• korrekte Benennung, Zuordnung und Ablage administrativer Dokumente

• Archivierung von Verträgen, Rechnungen, Personalunterlagen und sonstigen Verwaltungsdokumenten

• Erstellung und Pflege von Ordnerstrukturen

• Pflege von Vorlagen, Formularen und Standarddokumenten

• Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit und Auffindbarkeit von Unterlagen

Datenschutz und Vertraulichkeit

• vertraulicher Umgang mit Personal-, Vertrags-, Finanz- und Unternehmensdaten

• Einhaltung und Umsetzung der bestehenden Datenschutz- und Ablageregeln im Büroalltag

• Verwaltung organisatorischer Zugänge und Berechtigungen in Abstimmung mit Geschäftsführung und IT

• Sicherstellung eines verantwortungsvollen Umgangs mit vertraulichen Unterlagen

Besprechungs- und Aufgabenorganisation

• organisatorische Vorbereitung interner Besprechungen und Jour fixe

• Zusammenstellung von Tagesordnungen und erforderlichen Informationsgrundlagen

• Protokollführung

• Dokumentation von Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen

• Übertragung vereinbarter Aufgaben in die entsprechenden internen Systeme

• Nachhalten offener Aufgaben und vereinbarter Termine

Akquise- und Vergabeorganisation

• Überwachung von Abgabe- und Bewerbungsfristen

• organisatorische Vorbereitung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und sonstigen Akquiseunterlagen

• Zusammenstellung geforderter Nachweise und Unterlagen

• Pflege von Unternehmensangaben, Referenzen, Nachweisen und Standardformularen

• formale Vollständigkeitskontrolle von Bewerbungen, Teilnahmeanträgen und Angeboten

• finale Zusammenstellung der Unterlagen nach fachlicher Freigabe

• fristgerechte Einreichung bzw. Versand der freigegebenen Unterlagen

Was du mitbringen solltest

• ausgeprägte Organisationsfähigkeit und ein gutes Gespür für Prioritäten

• selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise

• sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift

• sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel

• Kenntnisse in der Büroorganisation sowie in allgemeinen Büro- und Verwaltungsarbeiten

• Erfahrung in der Terminplanung, Kalenderpflege und Koordination unterschiedlicher Abläufe

• Kenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsbearbeitung

• sicherer Umgang mit Korrespondenz, Telefonaten sowie der internen und externen Kommunikation

• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Unterlagen und Informationen

• die Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitig anstehenden Aufgaben den Überblick zu behalten

Kenntnisse in den Bereichen Personalverwaltung, Vertragsbearbeitung, Beschaffung sowie im Umgang mit Projektmanagement- oder Zeiterfassungssystemen sind von Vorteil.

\\Was wir haben:\\

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit einem eigenen, klar definierten Verantwortungsbereich

• Pragmatische Lösungen im Einklang mit eigenen Werten

• Flache Hierarchien in einem motivierten Team und kurze Entscheidungswege

• Eine auf Langfristigkeit angelegte Zusammenarbeit

• Die Möglichkeit, Arbeitsabläufe aktiv weiterzuentwickeln

• Vergütung nach unserem Gehaltsmodell

• Ein gut etabliertes, interdisziplinär arbeitendes Team, bestehend aus Sachverständigen, Planer:innen, Architekt:innen und Zeichner:innen

• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, nach Abschluss der Probezeit remote zu arbeiten

• Die Tätigkeit ist auch als Teilzeitlösung (mind. 30 h/Woche) realisierbar

• Einen fahrbaren Untersatz für deine Besorgungen… und ggf. auch für deinen Umzug

• Guten Kaffee, Obst, Getränke und Süßigkeiten

• Ein tolles neues Büro in Cottbus