Bürokoordination (m/w/d) in Teilzeit/Vollzeit

Bürokoordination (m/w/d)

Stadtplanungsbüro | Standort Cottbus | ab 20 Stunden/Woche

Für unser Stadtplanungsbüro in Cottbus suchen wir ab sofort eine zuverlässige und technisch versierte Bürokoordination (m/w/d).

Für diese Stelle suchen wir insbesondere jemanden, auf den wir uns im Büroalltag verlassen können: Aufgaben werden sorgfältig und vollständig erledigt, Fristen und Wiedervorlagen im Blick behalten, Zahlen stimmen und Dokumente sind nachvollziehbar abgelegt.

Du übernimmst eigenverantwortlich die administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Abläufe unseres Büros. Ein sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen ist dafür besonders wichtig. Excel, DATEV sowie weitere Büro-, Verwaltungs- und Projektmanagementsoftware gehören regelmäßig zu deinem Arbeitsalltag.

Deine Aufgaben

• eigenständige Organisation und Koordination des laufenden Büroalltags

• Führung und Pflege der internen Projekt- und Finanzübersichten

• Durchführung des Projektcontrollings, insbesondere Kontrolle von Projektständen, Budgets, Stundenständen und Abrechnungen

• Erstellung, Pflege und Auswertung von Excel-Tabellen und Übersichten

• Durchführung der vorbereitenden Buchhaltung

• digitale Belegverwaltung und Vorbereitung der Unterlagen für die Finanzbuchhaltung

• Bearbeitung der laufenden Vorgänge in DATEV bzw. vergleichbarer Buchhaltungssoftware

• Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen sowie Kontrolle offener Vorgänge

• Bearbeitung und Dokumentation des Postein- und -ausgangs

• Führung der digitalen und analogen Ablage sowie des Dokumentenmanagements

• Erstellung und Pflege von Ordnerstrukturen, Wiedervorlagen und internen Dokumentationen

• Überwachung und Nachverfolgung von Fristen und wiederkehrenden Verwaltungsabläufen

• eigenständige Durchführung allgemeiner kaufmännischer und administrativer Büroaufgaben

• Pflege und Weiterentwicklung unserer digitalen Büro- und Verwaltungsstrukturen

• Optimierung wiederkehrender interner Arbeitsabläufe

Das ist uns besonders wichtig

Zuverlässigkeit und Genauigkeit

Wir suchen jemanden, dem wir die genannten Aufgabenbereiche eigenverantwortlich und dauerhaft übertragen können.

Dazu gehören für uns insbesondere:

• sehr sorgfältiges und gewissenhaftes Arbeiten

• hohe Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit

• selbstständiges Erkennen und Nachhalten offener Aufgaben

• zuverlässiger Umgang mit Fristen und Wiedervorlagen

• hohe Genauigkeit bei Zahlen, Rechnungen und Dokumenten

• strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise

• Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen und finanziellen Informationen

Technische Fähigkeiten

Ein sicherer Umgang mit Software und digitalen Arbeitsabläufen ist eine wesentliche Voraussetzung für die Stelle.

Besonders wichtig sind:

• sehr gute Kenntnisse in Microsoft Excel

• sicherer Umgang mit Microsoft Word, Outlook und weiteren Office-Anwendungen

• praktische Erfahrung mit DATEV oder vergleichbarer Buchhaltungssoftware

• sicherer Umgang mit digitalen Datei-, Dokumenten- und Ordnerstrukturen

• Erfahrung mit digitaler Rechnungs- und Belegverwaltung

• gutes technisches Verständnis für digitale Büro- und Verwaltungsprozesse

• Fähigkeit, sich selbstständig und sicher in neue Software einzuarbeiten

Erfahrungen mit Projektmanagement-, Zeiterfassungs-, Dokumentenmanagement- oder Rechnungssoftware sind von Vorteil.

Dein Profil

• Berufserfahrung in Bürokoordination, Verwaltung, Buchhaltung oder einem vergleichbaren Tätigkeitsbereich

• sehr strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise

• gutes Zahlenverständnis und hohe Genauigkeit

• sehr sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln

• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• eigenständiges Arbeiten und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein

• Fähigkeit, mehrere laufende Vorgänge strukturiert im Blick zu behalten

Eine bestimmte Ausbildung ist für uns weniger entscheidend als praktische Erfahrung, sehr gute Softwarekenntnisse, technisches Verständnis und eine Arbeitsweise, auf die wir uns dauerhaft verlassen können.

Das bieten wir

• flexible Arbeitszeiten nach Absprache ab 20 Stunden pro Woche

• eine langfristig angelegte Zusammenarbeit

• einen eigenen, klar definierten Verantwortungsbereich

• selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten

• kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien

• ein kollegiales Arbeitsumfeld in einem kleinen Team

• die Möglichkeit, interne Arbeitsabläufe aktiv weiterzuentwickeln

• Einblicke in abwechslungsreiche Projekte der Stadt- und Regionalplanung

• einen Arbeitsplatz in unserem Büro in Cottbus

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!