Dispatcher / Administrative Unterstützung IT-Operations (m/w/d)

Arbeitgeber: Medialine AG Wiesbaden

Diese Position ist für unsere Gesellschaft [**Medialine EuroTrade AG**](https://www.medialine.com/karriere) in Frankfurt am Main (Präsenz) zu besetzen. 

Zur Unterstützung unseres Teams bei einem namhaften Kunden in Frankfurt am Main suchen wir einen engagierten **Dispatcher / Administrative Unterstützung IT-Operations (m/w/d)**. In dieser Rolle arbeitest Du eng mit mehreren Kollegen aus den Bereichen Service Desk und Systemtechnik zusammen und sorgst dafür, dass organisatorische, administrative und kaufmännische Prozesse im Tagesgeschäft reibungslos funktionieren.

**Deine Aufgaben**

- **Service Desk und Systemtechnik organisatorisch unterstützen:** Du entlastest unsere Service-Desk-Mitarbeiter und Systemtechniker bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, koordinierst interne Abläufe und sorgst dafür, dass das Tagesgeschäft effizient und strukturiert abläuft.
- **Dokumentationen zuverlässig pflegen:** Du verwaltest Kunden-, Vertrags- und Projektdokumentationen, hältst Informationen aktuell und stellst sicher, dass wichtige Unterlagen jederzeit vollständig und verfügbar sind.
- **Tickets und Serviceanfragen nachverfolgen:** Du unterstützt bei der Bearbeitung und Koordination von Tickets, Serviceanfragen und Aufträgen, holst bei Bedarf Statusinformationen ein und sorgst dafür, dass offene Themen konsequent verfolgt werden.
- **Reports und Auswertungen erstellen:** Du bereitest Kennzahlen, Statusübersichten, Listen und Berichte auf und schaffst damit Transparenz für Kunden, Fachbereiche und das Management.
- **Meetings und Termine koordinieren:** Du organisierst Besprechungen, koordinierst Termine zwischen Kunden, Technikern und internen Ansprechpartnern und unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings.
- **Asset- und Stammdaten verantworten:** Du pflegst Hardware-, Software- und Asset-Listen, aktualisierst relevante Stammdaten und stellst eine hohe Datenqualität als Grundlage für einen professionellen Servicebetrieb sicher.
- **Kunden- und Lieferantenkommunikation begleiten:** Du unterstützt die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Fachbereichen, koordinierst Rückfragen und sorgst für eine strukturierte Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen.
- **Kaufmännische Prozesse unterstützen:** Du begleitest Bestellungen, Angebotsanforderungen und weitere kaufmännische Vorgänge, bereitest die erforderlichen Informationen auf und unterstützt bei einer reibungslosen Auftragsabwicklung.
- **Wissen dokumentieren und Prozesse verbessern:** Du dokumentierst Arbeitsabläufe, pflegst Wissensdatenbanken und bringst eigene Ideen ein, um bestehende Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.
- **In Verantwortung hineinwachsen:** Mit zunehmender Erfahrung übernimmst du eigenständig organisatorische Themen, koordinierst bereichsübergreifende Aufgaben und entwickelst dich zu einer wichtigen Schnittstelle zwischen Kunden, Technik und internen Abteilungen.

**Dein Profil**

- **Kaufmännische Grundlagen mitbringen:** Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation.
- **Idealerweise IT-Affinität mitbringen:** Du konntest bereits erste Erfahrungen in einem IT-nahen Umfeld oder bei einem technischen Dienstleistungsunternehmen sammeln und hast Interesse an technischen Themen.
- **Microsoft 365 sicher anwenden:** Du gehst routiniert mit den Anwendungen der Microsoft-365-Welt um und nutzt insbesondere Outlook, Word, Excel und Teams sicher im Arbeitsalltag.
- **Strukturiert und eigenverantwortlich arbeiten:** Du organisierst deine Aufgaben selbstständig, arbeitest sorgfältig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
- **Serviceorientiert handeln:** Du hast Freude am Umgang mit Menschen, denkst kundenorientiert und findest pragmatische Lösungen für organisatorische Herausforderungen.
- **Kommunikation als Stärke nutzen:** Du kommunizierst sicher und professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und arbeitest gerne mit Kollegen, Kunden und Dienstleistern zusammen.
- **Sprachlich sicher auftreten:** Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Englischkenntnisse sind von Vorteil und helfen dir im Austausch mit internationalen Ansprechpartnern.
- **Verantwortung übernehmen:** Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein zeichnen deine Arbeitsweise aus. Du gehst vertrauensvoll mit sensiblen Informationen um und kannst dich auf deine Zusagen verlassen lassen.

**Das macht die Position besonders**

- **Die organisatorische Schnittstelle sein:** Du arbeitest eng mit unseren Service-Desk-Mitarbeitern, Systemtechnikern, Kunden und internen Fachbereichen zusammen und sorgst dafür, dass Informationen, Aufgaben und Prozesse nahtlos ineinandergreifen.
- **Technische Teams spürbar entlasten:** Durch deine Unterstützung bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben schaffst du Freiräume, damit sich unsere technischen Spezialisten auf ihre eigentlichen Kernthemen konzentrieren können.
- **Struktur und Transparenz schaffen:** Du sorgst mit gepflegten Dokumentationen, aktuellen Daten und einer zuverlässigen Nachverfolgung von Vorgängen dafür, dass jederzeit Klarheit über den aktuellen Status von Projekten, Services und Aufgaben besteht.
- **Vielfältige Einblicke gewinnen:** Du arbeitest an der Schnittstelle von Service Desk, Systemtechnik, Kundenbetreuung und kaufmännischen Prozessen und erhältst dadurch einen umfassenden Überblick über den operativen IT-Betrieb.
- **Verantwortung Schritt für Schritt übernehmen:** Mit zunehmender Erfahrung entwickelst du dich zur verlässlichen Ansprechperson für organisatorische Themen, übernimmst eigenständig koordinative Aufgaben und trägst aktiv zum Erfolg unserer Serviceorganisation bei.

*In unserer Bewerberansprache setzen wir auf das „Du“. Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns einfach wissen und wir passen uns Deinen Präferenzen an.*

**Diese Benefits erwartet Dich, ganz individuell nach Standort und Tätigkeit**

- Mitarbeiterevents
- Weiterbildung
- subventioniertes Mittagessen
- Mentorenprogramm
- Warm- und Kaltgetränke
- Obstkorb
- Mitarbeiterrabatte
- Fahrtkostenerstattung
- Firmenwagen
- Job-Fahrrad
- Parkplatz
- flexible Arbeitszeit
- Sportangebot
- betriebliche Altersvorsorge
- Job-Ticket
- Notebook und Smartphone
- Workation

**Bitte teile uns in deiner Bewerbung mit, wann Du frühestmöglich starten könntest, welche Gehaltsvorstellung Du für die Position hast und über welchen Kanal Du auf unsere Stellenanzeige aufmerksam geworden bist.**