Empfangsmitarbeiter (m/w/d)

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Du bringst Erfahrung und Fachwissen mit – wir die passenden Perspektiven. Bei persona service erwarten dich abwechslungsreiche Aufgaben, ein professionelles Umfeld sowie Unternehmen, die dein Know-how schätzen. Starte mit uns deinen nächsten Karriereschritt – erstklassig, professionell und menschlich.

Deine Aufgaben

• du organisierst eigenständig das Partnersekretariat und koordinierst die administrativen Abläufe

• das E-Mail-Postfach bearbeitest du professionell, beantwortest Vorgänge selbstständig und behältst deren Nachverfolgung im Blick

• zudem übernimmst du das Termin- und Fristenmanagement sowie die Koordination von Besprechungen und Wiedervorlagen

• Korrespondenz, Schriftstücke und Präsentationen erstellst und bearbeitest du selbstständig

• du stehst im Austausch mit Insolvenzgerichten, Schuldner:innen, Verfahrensbeteiligten und weiteren externen Ansprechpartner:innen

• Geschäftsreisen organisierst du und bereitest die Reisekostenabrechnungen vor beziehungsweise bearbeitest diese

• darüber hinaus unterstützt du den Partner bei zusätzlichen Aufgaben im Bereich Einkauf

• organisatorische Aufgaben rund um den Fuhrpark übernimmst du, etwa die Koordination und Kommunikation mit Dienstleister:innen sowie die Bearbeitung laufender Vorgänge

• außerdem bearbeitest du eigenständig Sonderaufgaben und kleinere Projekte

• im Tagesgeschäft denkst du aktiv mit, erkennst Handlungsbedarf, sprichst Themen an und sorgst für eine zuverlässige Lösung

• nicht zuletzt empfängst du Besucher:innen und Anrufer:innen freundlich und leitest Anliegen an die richtigen Ansprechpartner:innen weiter

Das wünschen wir uns

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d), Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) oder Notarfachangestellte (m/w/d), liegt bei dir vor

• Erfahrung im Sekretariats- oder Empfangsbereich bringst du idealerweise mit

• ein sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Outlook und PowerPoint, gehört zu deinen Stärken

• du kommunizierst sicher und verbindlich mit externen Ansprechpartner:innen wie Gerichten, Schuldner:innen und Dienstleister:innen

• ein hohes Maß an Organisationsgeschick und selbstständiger Arbeitsweise zeichnet dich aus

• Diskretion und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich

• auch bei mehreren parallelen Aufgaben behältst du den Überblick und setzt Prioritäten eigenständig

• eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches und professionelles Auftreten bringst du mit

Das bieten wir

• modernes Arbeitsumfeld und moderne IT-Ausstattung

• zentral gelegener Arbeitsplatz im Westen von Stuttgart

• gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

• kostenloses Job-Ticket

• flexible Arbeitszeiten/Gleitzeitmodell

• attraktive Vergütung

• betriebliche Altersvorsorge

• EGYM Wellpass

• kostenlose Getränke, Obst und Snacks

• regelmäßige Teamevents

• strukturierte und umfassende Einarbeitung

• langfristige Entwicklungsperspektiven in einer etablierten Kanzlei

Worauf du dich immer bei persona service verlassen kannst:

• 50 € monatlich geschenkt für deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.

• Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld

• kostenlose Nachhilfe für deine Kinder auf der Lern- und Nachhilfeplattform Ubimaster

• zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm

• exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche

• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

Bei persona service geben wir 100% für dich!

Wir bringen seit über 58 Jahren Menschen und Arbeit erfolgreich zusammen – deutschlandweit und mit umfänglicher Betreuung. Dafür geben wir dir unsere 100%-Garantie: Durch 100% Geschwindigkeit versprechen wir dir eine schnelle Rückmeldung innerhalb von 100 Minuten(\*). Mit unseren bundesweiten Niederlassungen garantieren wir dir 100% Nähe durch eine persönliche Onboarding-Begleitung.

(\*) Innerhalb unserer ausgeschriebenen Geschäftszeiten

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• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d), Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) oder Notarfachangestellte (m/w/d), liegt bei dir vor

• Erfahrung im Sekretariats- oder Empfangsbereich bringst du idealerweise mit

• ein sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Outlook und PowerPoint, gehört zu deinen Stärken

• du kommunizierst sicher und verbindlich mit externen Ansprechpartner:innen wie Gerichten, Schuldner:innen und Dienstleister:innen

• ein hohes Maß an Organisationsgeschick und selbstständiger Arbeitsweise zeichnet dich aus

• Diskretion und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich

• auch bei mehreren parallelen Aufgaben behältst du den Überblick und setzt Prioritäten eigenständig

• eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches und professionelles Auftreten bringst du mit