Arbeitgeber: Constructor University Bremen gGmbH

### Über die Stelle Wir suchen eine erfahrene, äußerst gut organisierte und diskrete Assistenz der Geschäftsleitung (m/f/d), der/die unsere Führungskräfte umfassend geschäftlich und privat unterstützt. Du bist die rechte Hand der Führungskraft: Du verwaltest deren Zeit, koordinierst Reisen und Termine, kümmerst dich um vertrauliche Angelegenheiten und erledigst persönliche Aufgaben, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. ### Hauptaufgaben - Terminverwaltung: Verwaltung komplexer, sich häufig ändernder Terminkalender; Planung und Priorisierung von Besprechungen über verschiedene Zeitzonen hinweg. - Reisekoordination: Planung und Buchung von Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Flügen, Hotels, Bodentransporten, Visa und detaillierter Reisepläne. - Unterstützung bei Besprechungen: Vorbereitung von Tagesordnungen, Informationsunterlagen und Präsentationen; Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten. - Kommunikation: Als erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder fungieren; Anrufe filtern, Korrespondenz verwalten sowie E-Mails und Dokumente entwerfen. - Persönliche Unterstützung: Persönliche Angelegenheiten der Führungskraft regeln, wie Termine, Reservierungen, Geschenke, häusliche oder familiäre Belange sowie private Besorgungen. - Unterstützung bei Veranstaltungen: Bei der Organisation von Geschäftsveranstaltungen, Führungskräfte-Dinners, Vorstandssitzungen und VIP-Besuchen helfen. - Spesen- und Budgetverwaltung: Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen sowie Überwachung der Budgets im Zusammenhang mit dem Büro der Führungskraft. - Teamkoordination: Enge Zusammenarbeit mit Fahrern, Sicherheitspersonal, der Büroverwaltung und anderen Assistenten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. - Vertraulichkeit: Umgang mit sensiblen geschäftlichen und persönlichen Informationen mit absoluter Diskretion. - Flexibilität: Bei Bedarf auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten verfügbar sein und gelegentlich mit der Führungskraft reisen. ### Anforderungen - Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent/in der Geschäftsleitung zur Unterstützung von C-Level- oder leitenden Führungskräften. - Nachgewiesene Erfahrung als persönlicher Assistent/in, der/die sowohl berufliche als auch private Angelegenheiten regelt. - Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu bewältigen. - Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und/oder Google Workspace. - Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift. - Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, gepaart mit einem gewandten und professionellen Auftreten. - Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauliche Informationen absolut diskret zu behandeln. - Gültiger Reisepass und Reisebereitschaft. ### Von Vorteil - Deutschkenntnisse. - Erfahrung in einem internationalen Unternehmen. - Erfahrung mit Reisebuchungstools und Spesenabrechnungssystemen (z. B. SAP Concur). - Hintergrund im Eventmanagement oder im Gastgewerbe. - Gültiger Führerschein (Klasse B). - Ein Abschluss oder eine Zertifizierung in Betriebswirtschaft oder Büromanagement. ### Persönliche Eigenschaften - Proaktiv: antizipiert Bedürfnisse und löst Probleme, bevor sie entstehen. - Du bleibt auch unter Druck ruhig und gelassen und passt sich schnell an kurzfristige Änderungen an. - Vertrauenswürdig, loyal und äußerst diskret. - Detailorientiert mit hervorragender Durchsetzungskraft. - Serviceorientiert, mit ausgeprägten zwischenmenschlichen Fähigkeiten und einer positiven Einstellung