Executive Assistant / Office Manager (m/w/d)

Arbeitgeber: ROCKZ Consulting

Du organisierst nicht einfach nur. Du denkst mit, optimierst Abläufe und bringst Dinge ins Rollen? Dann lies weiter!

ROCKZ Consulting ist die etwas andere Personalberatung, spezialisiert in der Branche der Steuerberatung & Wirtschaftsprüfung sowie der Rechtsberatung.

Steuerkanzlei und trotzdem mehr als „nur Assistenz“? Na klar! Wir suchen jemanden, der den Kanzleialltag nicht einfach verwaltet, sondern aktiv mitgestaltet. Jemanden mit Organisationstalent, einem Blick fürs Wesentliche und dem Anspruch, Dinge nicht nur am Laufen zu halten, sondern noch besser zu machen. Und das Ganze in einem frisch bezogenen Office am Berliner Ostkreuz. Die Möbel sind neu, die Räume frisch bezogen und der Blick geht fast direkt auf die Liebesinsel. Nur der Neugeruch muss noch ein bisschen raus.

Unser Mandant ist eine vollständig digital arbeitende Steuerberatungsgesellschaft im Osten Berlins. Das Team ist überschaubar, engagiert und fachlich versiert. Hier mag man kurze Entscheidungswege, offene Kommunikation und ein Miteinander, bei dem nicht erst drei Hierarchiestufen durchlaufen werden muss, bevor etwas passiert.

Was hier wichtig ist? Menschen, die Verantwortung übernehmen, eigene Ideen einbringen und Lust darauf haben, gemeinsam etwas zu bewegen. Hier wird dir dafür der passende Rahmen geboten – und jede Menge Gestaltungsspielraum.

Deine Mission: den Kanzleialltag besser machen

Du hältst die Fäden zusammen, behältst den Überblick und sorgst dafür, dass die Kanzlei organisatorisch bestens aufgestellt ist. Dabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenzaufgaben. Was dich unter anderem erwartet:

- Kanzleiorganisation mit Köpfchen: Du koordinierst den Kanzleialltag, behältst die Abläufe im Blick und bringst eigene Ideen zur Optimierung ein. Sonderprojekte? Sehr gerne!
- Fristen und Korrespondenz: Du unterstützt bei der Fristenüberwachung und übernimmst idealerweise eigenständig die ein- und ausgehende Korrespondenz.
- Compliance im Griff: Du kümmerst dich um die Dokumentation und Einhaltung unserer Sorgfaltspflichten nach dem Geldwäschegesetz (GwG) – von der Mandantenannahme bis zur laufenden Mandatsbetreuung. Bestehende Prozesse hinterfragst du dabei gerne konstruktiv.
- Mandantenmanagement: Du pflegst Mandantenstammdaten und die dazugehörigen vertraglichen Regelungen und entwickelst unseren Onboarding-Prozess aktiv weiter.
- Support mit Hands-on-Mentalität: Du unterstützt unsere steuerlich tätigen Kolleginnen und Kollegen bei organisatorischen und administrativen Themen. Du packst an, denkst mit und findest Lösungen, statt Probleme weiterzureichen.
- Alles, was den Laden zusammenhält: Du organisierst Geschäftsreisen, interne Events, Schulungen und weitere Themen, die im Kanzleialltag anfallen.

Kurz gesagt: Du bist eine wichtige organisatorische Schnittstelle und hast die Möglichkeit, deinen Aufgabenbereich aktiv mitzuentwickeln.

Was du mitbringst

Du musst nicht alles schon einmal gemacht haben. Aber du solltest wissen, wie eine Kanzlei tickt, strukturiert arbeiten und Freude daran haben, Verantwortung zu übernehmen.

- Berufserfahrung: Du bringst mehrjährige Erfahrung als Kanzleiassistenz, Geschäftsführungsassistenz oder Executive Assistant mit – idealerweise aus der Steuerberatung.
- Fachlicher Hintergrund: Eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung beziehungsweise Qualifikation bildet deine Grundlage.
- Organisationstalent: Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf deinem Tisch landen.
- Digitale Kompetenz: Microsoft 365 und Windows sind für dich Alltag. DATEV-Kenntnisse sind ein Plus.
- Eigeninitiative: Du erkennst, wo etwas besser laufen könnte, entwickelst Ideen und setzt diese nach Möglichkeit selbstständig um.
- Kommunikation: Du verfügst über Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau.
- Persönlichkeit: Du trittst souverän auf, arbeitest diskret und hast einen ausgeprägten Servicegedanken. Du weiß