Kaufmännische Mitarbeiterin / Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d)

Zur Verstärkung unserer Verwaltung suchen wir eine engagierte, verantwortungsbewusste und berufserfahrene kaufmännische Persönlichkeit in Vollzeit, die unsere betrieblichen Abläufe im Auftrags- und Kundenmanagement sowie in der Fakturierung und vorbereitenden Buchhaltung eigenständig und zuverlässig unterstützt.

Die Position verbindet kaufmännische Organisation, serviceorientierte Kundenbetreuung und eine sorgfältige Abwicklung rechnungsbezogener Prozesse.

2. Ihre Aufgaben

A. Auftragsmanagement und Auftragsabwicklung

• Selbstständige Bearbeitung und Verwaltung eingehender Kundenaufträge

• Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Auftrags- und Vertragsdaten

• Erstellung und Bearbeitung von Auftragsbestätigungen

• Überwachung von Auftragsabläufen und Bearbeitungsfristen

• Koordination und Abstimmung mit der Betriebsleitung sowie den zuständigen Objektverantwortlichen

• Pflege und Verwaltung digitaler Kunden- und Auftragsakten

• Administrative Unterstützung bei der Angebotserstellung und Auftragskalkulation

B. Kundenmanagement und Kundenbetreuung

• Telefonische und schriftliche Betreuung unserer Bestandskunden

• Bearbeitung allgemeiner Kundenanfragen und kaufmännischer Anliegen

• Pflege und Aktualisierung von Kundenstammdaten

• Bearbeitung und Dokumentation von Kundenreklamationen in Abstimmung mit den Fachabteilungen

• Überwachung vereinbarter Kundenleistungen und vertraglicher Konditionen

• Sicherstellung einer professionellen und kundenorientierten Kommunikation

C. Fakturierung und Rechnungswesen

• Selbstständige Erstellung und Prüfung von Ausgangsrechnungen

• Durchführung der monatlichen und auftragsbezogenen Fakturierung

• Erstellung von Gutschriften und Rechnungskorrekturen

• Erfassung, Prüfung und Zuordnung von Zahlungseingängen

• Pflege und Überwachung offener Kundenforderungen (Debitorenmanagement)

• Abstimmung und Klärung von Zahlungsdifferenzen

• Durchführung des kaufmännischen Mahnwesens nach internen Vorgaben

• Vorbereitung und Bereitstellung buchhaltungsrelevanter Unterlagen

• Zusammenarbeit mit der internen Buchhaltung und dem externen Steuerberater

D. Allgemeine Verwaltungsaufgaben

• Bearbeitung der kaufmännischen Geschäftskorrespondenz

• Strukturierte Dokumentenverwaltung und digitale Ablage

• Erstellung einfacher Auswertungen, Übersichten und Berichte

• Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung administrativer Abläufe

• Allgemeine organisatorische Aufgaben innerhalb der Verwaltung

3. Ihr Anforderungsprofil

Fachliche Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation

• Mindestens 3 bis 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der kaufmännischen Verwaltung, vorzugsweise im Auftrags- und Kundenmanagement

• Praktische Erfahrung in der Fakturierung und im Debitorenmanagement

• Grundkenntnisse im betrieblichen Rechnungswesen

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel und Word

• Erfahrung mit kaufmännischen Verwaltungs- und Abrechnungsprogrammen

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Eigenschaften

• Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise

• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit

• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten

• Kunden- und serviceorientiertes Denken und Handeln

• Organisationstalent und Fähigkeit, mehrere Vorgänge parallel zu bearbeiten

• Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeit

• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Kunden- und Unternehmensdaten

• Eigeninitiative und Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsabläufen

4. Wir bieten Ihnen

• Eine langfristig angelegte Vollzeitbeschäftigung in einem etablierten mittelständischen Dienstleistungsunternehmen

• Einen vielseitigen und verantwortungsvollen kaufmännischen Aufgabenbereich

• Eigenständiges Arbeiten mit klaren Zuständigkeiten und kurzen Entscheidungswegen

• Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre und wertschätzende Unternehmenskultur

• Eine strukturierte Einarbeitung in unsere betrieblichen Abläufe und Softwareprogramme

• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

• Eine leistungsgerechte Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung

5. Unsere Erwartungen

Wir suchen keine reine Verwaltungskraft für die allgemeine Büroorganisation, sondern eine kaufmännisch erfahrene und mitdenkende Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, Arbeitsabläufe selbstständig organisiert und einen aktiven Beitrag zu einem zuverlässigen Auftrags-, Kunden- und Rechnungsmanagement leistet.

Besonderen Wert legen wir auf Genauigkeit, Verbindlichkeit, ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis sowie einen respektvollen und partnerschaftlichen Umgang mit Kunden, Kolleginnen und Kollegen.

SOKRATES Dienstleistungen GmbH

Verantwortung übernehmen. Menschen wertschätzen. Gemeinsam erfolgreich sein.