Kaufmännische Mitarbeiterin / Kaufmännischer Mitarbeiter Office-Management (m/w/d)

Raum Nürnberg · Vollzeit (38 Std./Woche) oder Teilzeit · unbefristet · ab sofort · Hybrid möglich

Über das Unternehmen

Für ein befreundetes Unternehmen suchen wir eine erfahrene kaufmännische Fachkraft. Unser Partner ist ein spezialisierter Fachbetrieb für Gebäudeautomation und Sicherheitstechnik und zertifizierter Partner von Siemens. Er plant und betreut Anlagen für Industrie, Gesundheitswesen, Gewerbe und öffentliche Auftraggeber, von der Region Fürth aus europaweit. Das Unternehmen wächst, deshalb wurde diese Stelle neu geschaffen.

Ihre Rolle

Sie führen das Büro eigenständig und halten der Geschäftsführung und den Servicetechnikern den Rücken frei. Die Techniker sind überwiegend im Außeneinsatz, daher arbeiten Sie die meiste Zeit allein im Büro. An zwei bis drei Vormittagen pro Woche ist eine Kollegin aus dem Vertrieb vor Ort. Sie unterstützen den Geschäftsführer bei der Koordination, sehen selbst, wo Arbeit anfällt, und nehmen sie ihm ab. Außerdem optimieren Sie bestehende Abläufe, damit die Verwaltung für weiteres Wachstum gerüstet ist.

Ihre Aufgaben

• Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen

• Anlage und Verwaltung von Aufträgen sowie Abgleich von Serviceberichten und Lieferscheinen mit den Rechnungen

• Controlling sowie Plausibilitätsprüfung von Zahlen, Stunden und Abrechnungen

• Vorbereitende Buchhaltung, Prüfung von Eingangsrechnungen, Mahnwesen und Abrechnung von Auslagen

• Vorbereitung der Lohnabrechnungsdaten und Übermittlung an die Steuerkanzlei

• Betreuung von 5 bis 7 Servicetechnikern: Hotelbuchungen, Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand und Kontrolle der Stundenerfassung

• Konsequentes Einfordern fehlender Stundenzettel und Unterlagen

• Materialbestellungen bei Lieferanten und Prüfung des Wareneingangs

• Telefonzentrale und Korrespondenz mit Kunden

• Allgemeine Büroorganisation, Ablage und Dokumentation, Postein- und -ausgang

• Einkäufe und Postgänge (ein Firmenwagen steht vor Ort zur Verfügung)

• Weiterentwicklung und Optimierung der Verwaltungsabläufe

Die Einsatzplanung (Disposition) der Techniker gehört nicht zu Ihren Aufgaben.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Industriekauffrau/-mann oder Kauffrau/-mann für Büromanagement

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management oder in der Sachbearbeitung, idealerweise in einem Handwerks-, Technik- oder Servicebetrieb

• Sicherer Umgang mit Zahlen und ein gutes Gespür für Unstimmigkeiten

• Sehr gute Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und Englisch-Grundkenntnisse

• Führerschein Klasse B

• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Eigeninitiative

• Durchsetzungsvermögen und klare Kommunikation: Sie bleiben am Telefon freundlich, setzen gegenüber den Technikern aber auch klare Grenzen und Fristen durch

• Kenntnisse der Branchensoftware PDS sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung

Das Angebot

• Vergütung in Anlehnung an den Siemens-Ergänzungstarifvertrag

• 30 Tage Urlaub

• Vollzeit (38 Std./Woche) oder Teilzeit, jeweils verteilt auf eine 5-Tage-Woche

• Arbeitsbeginn ab 8:00 Uhr, auf Wunsch auch ab 7:30 Uhr

• Nach der Einarbeitung bis zu 40 % mobiles Arbeiten

• Strukturierte Einarbeitung

• Eine neu geschaffene Schlüsselposition mit viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum

• Kurze Entscheidungswege und direkter Draht zur Geschäftsführung

Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf und Zeugnissen, gern mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins, Ihrer Gehaltsvorstellung und, bei Teilzeit, Ihrer gewünschten Wochenstunden.

Ansprechpartnerin: Eunike Winkler
E-Mail: [bewerbung@teamware.de](https://mailto:bewerbung@teamware.de)