Kaufmann/-frau - Büromanagement

Arbeitgeber: smartPM.solutions GmbH

Deine Aufgaben als Office Manager:in - Projektassistenz

Als Teil unseres Teams sorgst du dafür, dass Organisation und Projekte reibungslos laufen. Du unterstützt die Geschäftsführung und die Projektteams bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben - immer mit Blick auf Effizienz, Qualität und Teamzusammenarbeit.







Deine Aufgaben im Rahmen einer Vollzeitbeschäftigung:



* Organisation und Koordination des Office-Alltags (Kommunikation, Terminplanung, Reisemanagement, Materialverwaltung, Postein- und -ausgang sowie Nachbestellungen)



* Rechnungserstellung, Qualitätssicherung und Nachverfolgung der Zahlung



* Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen



* Mitarbeit in internen Projekten - von der Vorbereitung über die Abstimmung bis zur Umsetzung



* Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Listen, Präsentationen und Auswertungen



* Unterstützung des Projektmanagements bei Planung, Dokumentation und Nachverfolgung von Aufgaben



* Pflege und Weiterentwicklung interner Abläufe, Tools und Vorlagen



* Schnittstelle zwischen Management, Vertrieb, Marketing, IT und Consulting



Was wir suchen

* Idealerweise fortgeschrittenes Studium (BWL, IT, Projektmanagement o.ä)

* Erfahrung mit Project Management und Controlling

* Eine energische, proaktive und systematische Arbeitsweise

* Empathie, Freundliches Wesen, Teamspirit

* Gute organisatorische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise



* Keine Vorbehalte gegen Blumengießen oder Wartung der Kaffeemaschine ¿

* Fließende Englisch- (C1) und Deutschkenntnisse (C2), idealerweise Französisch-Kenntnisse (B1)

* Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Überzeugungskraft sowie professionelles Auftreten

* Eine stark ausgeprägte, kundenorientierte Servicementalität

* Jahres-Brutto-Gehalt auf Basis Vollzeit 35.000 Euro - je nach Vorerfahrung im Fachbereich



Was wir bieten

* Eine spannende, herausfordernde Tätigkeit

* Flexibilität bezüglich des Arbeitsplatzes (Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis)

* Kompetitives Gehalt mit Fixum und erfolgsbasiertem Anteil

* Vollzeitanstellung bei solidem, langfristigem Arbeitgeber, Familienbetrieb

* Verantwortungsübernahme und selbständiges unternehmerisches Denken/Handeln

* Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten

* Internationales Umfeld, weltweite Kunden

* Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege, agile, strukturierte Arbeitsprozesse

* Modernes Büro, Nähe Mariahilfer Straße in Wien

* Großartiges Team mit offenen Türen und offenem Herzen



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Bitte bei der Bewerbung Lebenslauf, Motivation, Verfügbarkeit (Wochenstunden), Zeugnisse und Gehaltvorstellung mitsenden. Bitte das Formular unten ausfüllen und alle Anlagen beifügen oder die vollständige Bewerbung inklusive aller Unterlagen an Marina Hein senden: career@smartpm.solutions. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung! (Maximaler Upload von Dateien: 100 MB)