Kaufmann/-frau - Büromanagement (m/w/d)

Wer wir sind

Die ENIG GmbH mit Sitz in Arnstadt ist ein Fachbetrieb für Abdichtungssysteme im Ingenieur- und Industriebau. Wir dichten Becken, Hallen, Bauwerke und Geothermie-Anlagen ab – bundesweit, mit eigenen Montageteams und einem eingespielten Büro. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige kaufmännische Fachkraft, die unser Büro organisiert und unseren Baustellen den Rücken freihält.

Ihre Aufgaben

Personal & Lohn

• Führen der Arbeitszeitlisten unserer Mitarbeiter

• Lohnzuarbeit: Stunden, Vorschüsse und Reisekosten aufbereiten

• Abrechnung der Mitarbeiter und wöchentliche Geldausgabe für die Baustellen

• Bescheinigungen anfordern und aktuell halten (z. B. A1, Sozialversicherung)

Rechnungswesen

• Rechnungseingänge prüfen und buchen

• Zahlungen vorbereiten (Skonto, Überweisungsvermerke)

• Belege für den Steuerberater kontrollieren und hochladen

• Zuarbeit zur Rechnungsstellung unserer Baustellen

Baustellenorganisation

• Unterkünfte für unsere Montageteams buchen

• Bestellung von Containern, Radlader und Baustellenmaterial

• Disposition der Materialrollen und Abholung durch die Spedition

• Fahrzeuge (Crafter/Sprinter) in die Werkstatt bringen und abholen, Reparaturen beauftragen und dokumentieren

• Bürgschaften beantragen und zurückfordern

Dokumentation & Angebote

• Baustellendokumentationen zusammenstellen (Schweiß- und Prüfprotokolle)

• Vorlagen bereitstellen (Stundenzettel, Urlaubsanträge, Protokolle)

• Angebote ausdrucken, speichern und versenden; Angebote nachfassen

Büro & Kommunikation

• Telefondienst und Bearbeitung des E-Mail-Postfachs

• Bestellungen für Büro und Baustelle

• Organisation der Büroreinigung

• Weitere Aufgaben, die im Tagesgeschäft eines Bauunternehmens anfallen

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung im Büro, idealerweise in einem Handwerks- oder Bauunternehmen

• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Buchhaltungs- oder Lohnvorbereitung von Vorteil

• Organisationstalent: Sie behalten viele Themen parallel im Blick und setzen Prioritäten

• Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise

• Freundliches, verbindliches Auftreten am Telefon und gegenüber Kunden, Lieferanten und Kollegen

• Führerschein Klasse B

• Polnischkenntnisse sind ein Plus, aber keine Voraussetzung

Was wir bieten

• Eine vielseitige Position mit echter Verantwortung – Sie sind die zentrale Anlaufstelle für Büro und Baustellen

• Kurze Wege und schnelle Entscheidungen in einem inhabergeführten Unternehmen

• Gründliche Einarbeitung durch die Geschäftsführung

• Sicherer Arbeitsplatz in einer Branche mit Zukunft (Wasserschutz, Geothermie, Industriebau)

• Modernes Büro am neuen Firmensitz in Arnstadt