kfm. Assistenz für die Geschäftsführung

Arbeitgeber: schubwerk GmbH

Deine Aufgaben



- Du unterstützt unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft, koordinierst Termine und bereitest Meetings, Kundengespräche und Präsentationen vor und nach

- Du bist erste Ansprechperson für Kunden, Partner und Dienstleister – ob per Mail, Telefon oder Video-Call – und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden

- Du kümmerst dich um Ein- und Ausgangsrechnungen,  die Kontierung von Belegen, um das Mahnwesen und bereitest Unterlagen für unsere Buchhaltung bzw. unser Steuerbüro vor

- Du behältst Verträge, Fristen, Budgets sowie laufende Lizenzen und Abos (z. B. Hosting, Software-Tools) im Blick

- Du kümmerst Dich um interne Beschaffungen (Getränke, Materialien u.w.) 

- Du erstellst Auswertungen und Übersichten, zum Beispiel zu Projektstunden, Umsätzen oder offenen Posten

- Du unterstützt bei Personalthemen wie der Organisation von Bewerbungsprozessen und dem Onboarding neuer Kollegen 

- Du entwickelst unsere internen Abläufe weiter und machst sie, auch mithilfe von KI-Tools und Automatisierungen, effizienter



Was du mitbringst



- Eine kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation – Erfahrung in einer Assistenz ist von Vorteil, Quereinsteiger sind bei uns aber genauso willkommen 

- Ein gutes Verständnis für kaufmännische und buchhalterische Abläufe wie Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr

- Du kommunizierst gerne und sicher mit Kunden, Dienstleistern und im Team und trittst freundlich und verbindlich auf

- Interesse und Freude in der Automatisierung von Prozessen und Implementierung von KI-Lösungen

- Du arbeitest strukturiert, eigenständig, zuverlässig und diskret und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.

- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift



Was wir bieten



- Ein motiviertes Team und flache Hierarchien – bei uns duzen wir uns

- Den direkten Draht zur Geschäftsführung und echten Gestaltungsspielraum für eigene Ideen

- Eine vielseitige Rolle an der Schnittstelle von Organisation, Kunden und Digitalprojekten

- Eine strukturierte Einarbeitung, damit du gut ankommst

- Flexible Arbeitszeiten, Vollzeit oder Teilzeit möglich



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