Koordinator/in des Geschäftsbereichs Service (m/w/d)

Einsatzort: Sekretariat im Geschäftsbereich Service

Arbeitszeit: 78 % (zzt. 30 Std./Woche) der vollen tariflich vereinbarten Arbeitszeit (zzt. 38,5 Std./Woche)

Befristung: unbefristet

Einstieg: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vergütung: EG 8 (TV-L)

Wir bieten…

- 30 Tage Urlaub/Jahr
- Mitarbeitende werben Mitarbeitende für verschiedene Berufsgruppen / Prämie von 3.000 Euro
- Überdurchschnittliche betriebliche Altersversorgung durch die VBL - wir peppen Ihre Rente auf!
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten - planen Sie mit uns Ihre Karriere - wir bieten Ihnen über 300 Möglichkeiten dazu an
- Entspannter Arbeitsweg - vergünstigtes ÖPNV-Ticket oder Parkplatz
- Familienfreundliche Unternehmenskultur (Betriebskindergarten, Ferienfreizeiten für Kids und ein Familienservicebüro)
- Fit & Gesund - von Gesundheitsförderung bis Hochschulsport – wir haben alles für Sie
- Mit Corporate Benefits gibt’s attraktive Rabatte beim Shoppen
- Eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende
- Verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants

Ihre Aufgaben

- Allgemeine Sekretariatsaufgaben

- Bearbeitung von allgemeinen Anfragen an den GB-Service, Postbearbeitung, Materialbestellungen
- Krankmeldungen für Verwaltung
- Organisation und Planung von Veranstaltungen für den GB Service, Team-Besprechungen (Protokollführung),
- Organisation von Dienstjubiläen
- Pflege und Bearbeitung der Intranet-Seiten und des Telefonbuches
- Erstellung von Powerpoint-Präsentationen, Excelkalkulationen etc.
- Eigenständige Organisation und Dokumentation der regelmäßigen Unterweisungen & Schulungen (Korruptionsbelehrung, Brandschutzunterweisung, Mitarbeiterschulungen usw.)

- Planung & Organisation des Bewerbungsmanagements für den GB Service

- Erstellen und Begleitung von Stellenausschreibungen
- Organisation der Bewerbungsgespräche und der damit verbundenen Kommunikation
- Begleitung des On- und Offboardingprozesses

- Organisation von UKA-Veranstaltungsräumen

- Konzepterstellung zur Buchung und Verwaltung von Veranstaltungsräumen
- Organisation und Bearbeitungen von Buchungsanfragen (Veranstaltungsräume & Equipment) unter Berücksichtigung von Vorschriften (Brandschutz, max. Personenzahl, techn. Voraussetzungen)
- Beratung und Hilfestellung bei der Veranstaltungsorganisation mit Unterstützung beim Catering, techn. Ausstattung, Reinigung usw.
- Materialbestellung und Verwaltung, inkl. Wartungen und Reparaturen Abrechnung von Veranstaltungen incl.
- Eigenständige Erstellung von Rechnungen und Buchung in SAP

- Aufgaben Personalrestaurant

- Unterstützung der Sachbearbeitung Gastronomie
- Beratung und Unterstützung bei Cateringanfragen und deren Organisation
- Kostenstellencontrolling / Rechnungen (Aufgabenteilung mit Frau Reinartz)
- Betreuung Kassensystem und Abrechnungen (Aufgabenteilung mit Sachbearbeitung Gastronomie)
- Unterstützung von Kassentätigkeiten

Ihr Profil

- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
- Erfahrungen in Sekretariatstätigkeiten

- Gute MS Office Kenntnisse (Word, Powerpoint, Excel, usw.)
- Kaufmännisches Grundverständnis
- SAP Kenntnisse wünschenswert
- Projekterfahrung von Vorteil
- verbindliches freundliches Auftreten
- hohes Engagement
- Lern- und Weiterbildungsbereitschaft

Bewerbungsverfahren:

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsportal unter Angabe vonGB-P-53995ein. Die Bewerbungsfrist endet am31.12.2025.

Kontakt:

Bei Fragen steht IhnenFrau Heike Zimmermanngerne zur Verfügung:
E-Mail:hzimmermann@ukaachen.de
Telefon: +49 241 80 88222

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Diese Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.

Die Uniklinik RWTH Aachen fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des LGG bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind uns willkommen und werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.

Eine Beschäftigung unterhalb der oben angegebenen Wochenarbeitszeit ist grundsätzlich möglich.

Für Ihre Bewerbung sollten Sie bevorzugt unser digitales Bewerbungsportal nutzen. Wählen Sie im „Intranet“ unter „Stellenbörse“ die entsprechende Stelle aus und klicken Sie auf den grünen Button „Jetzt bewerben“. Dort haben Sie die Möglichkeit, Ihre Unterlagen in der elektronischen Bewerbungsmappe sicher vor unbefugten Zugriffen zu hinterlegen. Bewerbungen, die uns per E-Mail an: bewerbung@ukaachen.de (dieser Übertragungsweg ist i. d. R. nicht ausreichend geschützt) erreichen, werden von uns in das v. g. Portal überführt. Die zugesandten Unterlagen werden nach Überführung ins Portal unverzüglich datenschutzgerecht entsorgt. Nach Ablauf der vorgeschriebenen Vorhaltefrist werden auch die Daten im Portal gelöscht. Stimmen Sie einer Überführung in das v. g. Portal nicht zu, können wir Ihre Bewerbung leider nicht berücksichtigen.

Für Rückfragen steht Ihnen Frau Bardenheuer, Tel.: +49 241 80 35005 E-Mail: ubardenheuer@ukaachen.de gerne zur Verfügung.