Leitungsassistenz und Sachbearbeitung Inventarverwaltung (w/m/d)

Leitungsassistenz und Sachbearbeitung Inventarverwaltung (w/m/d)

Hochschulservice Finanzen

Teilzeit (45%)

unbefristet

Schweinfurt

Entgeltgruppe 6 TV-L

Bewerbungskennziffer:31.2.803

Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS)ist eine der größten
praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik,
Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites
Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70
Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit
familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen
und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf
und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Der Hochschulservice Finanzen (HSFI)ist die erste Anlaufstelle für alle
Angelegenheiten rund um die Finanzen unserer Hochschule. Ob Mittel des
Ministeriums oder Gelder von privaten oder öffentlichen Drittmittelgebern - wir
haben die Zahlen der THWS fest im Blick.

Das kommt auf Sie zu:

• Sie unterstützen die Abteilungsleitung des Hochschulservice Finanzen in

organisatorischen und administrativen Angelegenheiten und sorgen für eine
zuverlässige Entlastung im Tagesgeschäft.

• Sie koordinieren Termine, organisieren und bereiten Besprechungen vor und

nach und behalten wichtige Fristen und Wiedervorlagen im Blick.

• Sie übernehmen die allgemeine Büroorganisation, bearbeiten den laufenden

Schriftverkehr, erstellen und pflegen Korrespondenz und unterstützen bei der
Aufbereitung von Unterlagen und Informationen.

• Sie sind Ansprechperson für organisatorische Anliegen und tragen durch Ihre

strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise zu reibungslosen Abläufen
innerhalb der Abteilung bei.

• Zudem sorgen Sie dafür, dass der Inventarbestand unserer Hochschule

zuverlässig erfasst, aktuell gehalten und nachvollziehbar dokumentiert wird.
Dabei behalten Sie den Überblick über die Inventardaten und leisten einen
wichtigen Beitrag zu einer transparenten und ordnungsgemäßen Verwaltung des
Hochschulvermögens.

• Inventarisierung und Datenpflege:Sie erfassen neue Inventargegenstände im

System HIS-FSV, vergeben Inventarnummern und ordnen die Gegenstände den
entsprechenden Kostenstellen, Organisationseinheiten und Standorten zu. Auch
bei Änderungen und Aussonderungen halten Sie die Daten auf dem aktuellen Stand.

• Unterstützung bei Inventuren:Sie bereiten Inventuren vor, stellen die

erforderlichen Unterlagen und Inventarlisten bereit und behalten die
vorgegebenen Fristen im Blick. Anschließend gleichen Sie die Ergebnisse mit den
vorhandenen Inventardaten ab und bearbeiten festgestellte Abweichungen.

• Auskünfte und Auswertungen:Sie beantworten Anfragen zu Inventarbeständen

und erstellen mithilfe des Reportingtools CEUS aussagekräftige Auswertungen und
Berichte. Dazu gehört auch die Unterstützung bei der Erstellung von
Mittelverwendungsnachweisen für Drittmittelprojekte.

Das bringen Sie mit:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen

Bereich, oder eine vergleichbare einschlägige Qualifikation

• gute Kenntnisse in der Datenpflege und im Umgang mit IT-Anwendungen

• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

sind wünschenswert

• sorgfältigte und strukturierte Arbeitsweise

• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Organisationsgeschick

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Die Einstellung und Vergütung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen
des Tarifvertrags der Länder mit allen im öffentlichen Dienst üblichen
Leistungen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller Voraussetzungen in
Entgeltgruppe 6 TV-L.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt und in Teilzeit (18
Stunden/Woche) zu besetzen.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im
Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt
eingestellt. Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die
Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, erforderliche
Qualifikationsnachweise, relevante Arbeitszeugnisse etc.) ausschließlich über
unserOnline-Portal bis zum 13.12.2026.