Arbeitgeber: Globe personal services GmbH

Wien | Vollzeit | ab € 80.000 brutto/Jahr

Für unseren Kunden, ein international ausgerichtetes AI-Technologieunternehmen mit Sitz in Wien, suchen wir eine erfahrene Executive Assistant (m/w/d), die zwei Founder auf höchstem professionellem Niveau im Tagesgeschäft unterstützt und als verlässliche organisatorische Schnittstelle agiert.

Ihre Aufgaben:

* Professionelle Unterstützung der beiden Founder in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen
* Eigenständige Steuerung und Priorisierung von Terminen, Meetings, Reisen und laufenden To-dos
* Strukturierung und Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungsbedarf und Follow-ups
* Unterstützung im E-Mail-Management sowie eigenständige Priorisierung relevanter Themen
* Vorbereitung und Organisation interner und externer Meetings
* Professionelle Kommunikation mit internationalen Geschäftspartner, Kund und weiteren Stakeholdern
* Koordination und Organisation des Wiener Office-Alltags
* Schnittstelle zu externen Dienstleister sowie Unterstützung bei ausgewählten administrativen Themen rund um die österreichische Gesellschaft
* Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft
* Aktive Nutzung moderner digitaler Tools und AI-Anwendungen zur effizienten Gestaltung von Prozessen und Arbeitsabläufen

Ihr Profil:

* Mehrjährige, idealerweise rund zehnjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Senior-Support-Funktion
* Erfahrung in der direkten Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, C-Level Executives oder Foundern
* Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ausgezeichnete Englischkenntnisse; idealerweise Erfahrung in einem englischsprachigen, britischen oder stark international geprägten Unternehmensumfeld
* Erfahrung im Umgang mit internationalen Stakeholdern und Kunden, insbesondere aus dem US-amerikanischen Raum, von Vorteil
* Ausgeprägte Organisationsstärke und ein sehr gutes Gespür für Prioritäten sowie die Fähigkeit, auch in dynamischen und zeitkritischen Situationen souverän, strukturiert und lösungsorientiert zu agieren
* Hohe Selbstständigkeit, Eigeninitiative, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein sowie ein professioneller und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
* Positive, verbindliche und wertschätzende Kommunikation, kombiniert mit Teamorientierung, Pragmatismus und einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität
* Freude daran, komplexe Abläufe zu strukturieren, Themen proaktiv voranzutreiben und den Foundern organisatorisch den Rücken freizuhalten
* Sehr gute digitale Kompetenz, hohe Responsiveness sowie Neugier und Offenheit gegenüber neuen Technologien und AI-basierten Arbeitsweisen

Wir bieten:

* Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition in unmittelbarer Zusammenarbeit mit zwei Foundern
* Ein internationales, technologieorientiertes Umfeld mit hoher Dynamik und professionellem Anspruch
* Ein kleines, hochqualifiziertes Team mit direkter Kommunikation und kurzen Entscheidungswegen
* Flache Hierarchien sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
* Die Möglichkeit, organisatorische Abläufe und Strukturen am Wiener Standort aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
* Eine moderne, wertschätzende Unternehmenskultur, geprägt von Zusammenarbeit, Offenheit, Neugier und gegenseitigem Respekt
* Homeoffice nach individueller Abstimmung
* Eine langfristig ausgerichtete Position mit hoher Sichtbarkeit und unmittelbarer Nähe zu zentralen unternehmerischen Entscheidungen
* Ein Jahresbruttogehalt ab EUR 80.000, mit der Bereitschaft zur Überbezahlung abhängig von Qualifikation und einschlägiger Erfahrung

Wir uns auf Ihre Bewerbung!

Online-Bewerbung:

https://globe.at/jobs/senior-executive-assistant-to-the-founders-m-w-d/

globe personal services GmbH
Stefanie Fialka
Walcherstraße 2A -Stock 10, Top 2 in 1020 Wien
https://www.globe.at/