Managementassistent/in (m/w/d) – Geschäftsleitung und Vertriebsunterstützung

Ihre Rolle bei Krall+Roth

Sie sind eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Vertrieb, Kunden und internationalen Geschäftspartnern. Sie unterstützen die Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft, koordinieren unterschiedliche Aufgabenbereiche und sorgen dafür, dass Informationen und Abläufe zuverlässig zusammengeführt werden.

Dabei arbeiten Sie eigenständig, behalten auch bei unterschiedlichen Themen den Überblick und bringen sich aktiv in die Organisation unseres Unternehmens ein.

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsleitung

• Eigenständige Organisation und Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben

• Vorbereitung von Besprechungen, Terminen und Entscheidungsgrundlagen

• Aufbereitung und Zusammenstellung relevanter Informationen und Unterlagen

• Nachverfolgung offener Themen, Aufgaben und Vereinbarungen

• Koordination der Kommunikation zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitern und externen Geschäftspartnern

• Eigenständige Übernahme kaufmännischer und organisatorischer Sonderaufgaben

Vertriebsunterstützung und Kundenbetreuung

• Bearbeitung von Kundenanfragen und Erstellung von Angeboten

• Koordination von Musteranfragen, Versand und Dokumentation

• Unterstützung und Begleitung laufender Kundenprojekte

• Kommunikation mit internationalen Kunden, Vertretern und Repräsentanten

• Bearbeitung und Überwachung internationaler Kundenaufträge, insbesondere aus China und Ägypten

Internationale Zusammenarbeit und Produktinformationen

• Abstimmung mit Lieferanten und internationalen Partnern zu Artikeln, Materialien und technischen Eigenschaften

• Einholung und Aufbereitung von Produkt- und Materialinformationen

• Recherche und Dokumentation von Inhaltsstoffen, Schadstoffen und Nachhaltigkeitsanforderungen

• Bearbeitung entsprechender Kundenanfragen und Erstellung von Produktdokumentationen

Organisation und Administration

• Erstellung und Pflege von Preislisten und Artikeldaten

• Unterstützung bei Preisanpassungen und Kundeninformationen

• Organisation logistischer Abläufe und Einholung von Versandangeboten

• Erstellung von Sicherheitsdatenblättern und weiteren Kundendokumenten

• Mitarbeit bei Messeplanung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung

• Allgemeine kaufmännische und administrative Unterstützung des Unternehmens

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

• Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise in einer Assistenzfunktion, im Vertriebsinnendienst oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Position

• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent

• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise

• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und unterschiedliche Themen parallel zu bearbeiten

• Sicheres und verbindliches Auftreten gegenüber Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse

• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

• Freude daran, mitzudenken, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzubringen

Was wir bieten

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung

• Ein breites Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung

• Kurze Entscheidungswege und eine offene Kommunikation

• Ein internationales Arbeitsumfeld

• Ein kollegiales Team und eine langfristige Perspektive in einem inhabergeführten Unternehmen