Manager:in Business Operations & Executive Support (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für die Organisation und Steuerung des Office- und Standortmanagements

• Unterstützung der Geschäftsführung im Termin-, Besucher- und allgemeinen Administrationsmanagement

• Steuerung der Büro- und Arbeitsplatzausstattung einschließlich Mobiliar, Verbrauchsmaterialien und Ausstattung

• Koordination und Betreuung von Dienstleistern, Lieferanten und externen Partnern

• Organisation von Bestellungen, Wareneingängen und administrativen Beschaffungsprozessen

• Betreuung des Dienstwagen- und Diensthandymanagements

• Organisation von Dienstreisen sowie Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen

• Pflege von Organisationsunterlagen, Verteilern und Unternehmensdaten

• Mitwirkung beim Aufbau und der kontinuierlichen Optimierung administrativer Strukturen und Prozesse

• Schnittstellenfunktion zu Servicebereichen und externen Partnern

• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Besuchen, Veranstaltungen und Workshops

Ihre Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management, Business Operations oder einer vergleichbaren Funktion

• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise

• Hohe Serviceorientierung und Freude daran, ein dynamisches Unternehmensumfeld aktiv mitzugestalten

• Sicheres Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit internen und externen Stakeholdern

• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-365-Anwendungen

• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Lösungsorientierung

• Hands-on-Mentalität gepaart mit pragmatischem Denken und Umsetzungsstärke

• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift