Mitarbeiter*in für das Sekretariat (w/m/d)

Das primäre Ziel des Instituts für Hygiene und Infektiologie (IH&I) besteht in der Verhinderung sog. nosokomialer Infektionen – also Infektionen, die im Zusammenhang mit einer medizinischen Maßnahme entstehen – in Krankenversorgung, Forschung und Lehre. Dieses umfangreiche Aufgabengebiet tangiert nahezu alle Bereiche eines Krankenhauses. Für das Sekretariat der Leitung des Instituts suchen wir Unterstützung zur Bearbeitung von vielseitigen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben.

Ihre Aufgaben

• Administration: verantwortlich für die selbständige Bearbeitung, Umsetzung und Delegation aller administrativen Tätigkeiten, die für die Institutsleitung (Mitführen des elektronischen Kalenders, Planung und Organisation von Konferenzen, Erstellung von Meetings etc., Diktatschreiben in deutscher und englischer Sprache) sowie für das Institut (Reisekostenanträge, Urlaubsgenehmigungen, Überblick und Korrespondenz zu allen Drittmittelprojekten) anfallen

• Organisation von Fortbildungen und Konferenzen: selbständiges Organisieren und Planen von krankenhaushygienischen betriebsinternen Fort- und Weiterbildungen sowie zudem bedingt durch die internationale Vernetzung der Abteilung das selbständige Organisieren von Fort- und Weiterbildungen mit internationaler Beteiligung

• Unterstützung der Institutsleitung bei Vorbereitung von Präsentationen, wissenschaftlichen Texten und Postern für Kongresse und Journals

Ihre Qualifikationen

• abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufrau bzw. Bürokaufmann, Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation, Sekretär*in oder ähnliche Qualifikation

• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• kompetenter Umgang mit dem MS-Office-Packet (Outlook, Word, Excel, Power-Point)

• selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise mit schneller Auffassungsgabe und hoher Eigenmotivation

• ausgeprägte Teamfähigkeit, Kollegialität und Loyalität sowie Kommunikationsstärke und ein freundliches, wertschätzendes Auftreten

• Flexibilität in arbeitsintensiven Situationen

• vertrauensvoller und verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Daten

Wir bieten

• eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit innerhalb eines engagierten und motivierten Teams

• flexible Arbeitszeitmodelle

• Förderung individueller Stärken und Kompetenzen im Rahmen unseres umfangreichen Fort- und Weiterbildungsprogramms

• Gesundheit- und Sportgefördert durch ein ausgezeichnetes betriebliches Gesundheitsmanagement sowie vielfältige interessante Benefits (u. a. attraktive Infrastruktur, Mitarbeitervergünstigungen in Fitness-Studios, Jobtickets, betriebseigene Kindertagesstätte und Kinderferienbetreuung)

• Entgelt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (inkl. Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, einschließlich Zusatzversorgung (VBL)