Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d)

Stellenausschreibung

Das Amt Odervorland mit seinen 4 amtsangehörigen Gemeinden und rund 10.500
Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d)

In der folgenden Stellenausschreibung wird aus Gründen der besseren
Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet. Die
Stellenausschreibung richtet sich gleichermaßen an alle Menschen.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

Aufgaben im Sekretariat:

• Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft,

• Organisation sowie Vor- und Nachbereiten von Veranstaltungen/ Sitzungen/

Arbeitsberatungen/ Meetings inkl. Bewirtungs- und Verpflegungsorganisation,

• Empfang und Betreuung von Besuchern,

• Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge (auch beBPo), Beurteilung der

Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und
Telefonate,

• Verteilung und Organisation interner Umläufe,

• Terminverfolgung von Vorgängen (Wiedervorlage),

• Rechnungseingänge digital erfassen und an zuständige Fachbereiche

weiterleiten,

• Führung der Handkasse,

• Führung und Organisation der Ablage,

• Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen,

• Übernahme kleinerer Rechercheaufträge.

Aufgaben im Sitzungsdienst:

• Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der

verschiedenen Gremien,

• Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen,

• Fristensetzung und Fristenüberwachung,

• Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien,

• Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben,

• Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung, der Protokollführung und der

Beschlusskontrolle,

• Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm pflegen.

Ihr Profil:

• Sie bringen folgende Qualifizierung mit:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellten oder

• eine vergleichbare rechtlich geprägte Berufsausbildung (wie z.B.

Justizfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellter)
oder

• eine vergleichbare Berufsausbildung (wie z.B. Kaufmann für Büromanagement),

• wünschenswert Berufserfahrung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt (z. B.

im Sekretariat oder Terminmanagement),

• wünschenswert Kenntnisse der Fachanwendungen HKR und SD.Net,

• wünschenswert gute schreibtechnische Fähigkeiten (z.B. Zehnfingersystem mit

mindestens 180 Anschlägen pro Minute) oder Stenografiekenntnisse,

• flexibler Einsatz auch am Abend im Rahmen des Protokolldienstes,

• sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen,

• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Sprachniveau

mindestens C2 GER, (z.B. durch Goethe-Zertifikat),

• eine sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit und sicheres Sprachempfinden,

• Belastbarkeit, Organisationsgeschick sowie Konfliktfähigkeit,

• ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum

selbständigen Arbeiten,

• Führerschein Klasse B,

• einwandfreies Führungszeugnis.

Unser Angebot:

• ein befristetes Beschäftigungsverhältnis, bis zum 31.12.2027 mit der Option

der Entfristung, mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden,

• eine leistungsgerechte Vergütung bei entsprechender Voraussetzung bis zu EG

6 TVöD - VKA, (Überprüfung der Stellenbeschreibung sowie Stellenbewertung ist
geplant),

• zzgl. der im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen (31 Tage

Erholungsurlaub sowie die Möglichkeit der Nutzung von bis zu 3 Umwandlungstagen
pro Jahr (ab 2027)), 6 Entwicklungsstufen in der Entgeltgruppe,
Jahressonderzahlung, jährliches Leistungsentgelt, Krankengeldzuschuss,
vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersversorgung bei dem kommunalen
Versorgungsverband),

• ein vielseitiges anspruchsvolles Aufgabengebiet,

• ein freundliches und hilfsbereites Team, das Sie vom ersten Tag an

einbindet und unterstützt,

• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobile Arbeit im

Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung,

• zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,

• kostenlose Pkw-Parkplätze.

Ihre schriftliche Bewerbung (mit tabellarischem Lebenslauf,
Tätigkeitsnachweis(en) und sonstigen aussagekräftigen Unterlagen) richten Sie
bitte

bis zum 3. November 2026 an das

Amt Odervorland

• Der Amtsdirektor -

Bahnhofstraße 3 - 4
15518 Briesen (Mark)

oder per E-Mail an personalwesen@amt-odervorland.de.

Das Amt Odervorland verpflichtet sich, die berufliche Gleichstellung von
Männern und Frauen zu fördern. Schwerbeschädigte Bewerber/innen werden bei
gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Von einer Zusendung in Heftern oder Bewerbungsmappen ist abzusehen, da
Bewerbungsunterlagen aus Kostengründen nicht zurückgesandt werden.

Die Datenverarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der
Datenschutz-Grundverordnung i. V. m. dem § 26 Abs. 1 des Brandenburgischen
Datenschutzgesetzes. Weitere datenschutzrechtliche Informationen finden Sie auf
unserer Internetseite unter dem Stichwort Datenschutzerklärung.

gez.
Dirk Meyer
Amtsdirektor