Beschreibung

Für die Verwaltung in Berlin suchen wir zum 15.01.2026 eine Mutterschutz- und Elternzeitvertretung als Office Manager:in (m/w/d) in Teilzeit (75%) Wer wir sind Das ifa - Institut für Auslandsbeziehungen setzt sich gemeinsam mit Partnern weltweit ein für die Freiheit in Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft und bringt Menschen zusammen, die sich für eine offene Gesellschaft engagieren. Dazu schafft es analoge und digitale Räume für Begegnung, Austausch, Aushandlung und Ko-Kreation. Es gibt Aktivist:innen, Künstler:innen und Wissenschaftler:innen eine Stimme, fördert Kooperationen und verfolgt seine Ziele verstärkt mit europäischen Partnern. Basierend auf seinen Kernkompetenzen Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft baut es Netzwerke auf, um nachhaltige Wirkung zu erzielen.   Das ifa wird gefördert vom Auswärtigen Amt, dem Land Baden-Württemberg und der Landeshauptstadt Stuttgart. Über die Abteilung Verwaltung: Unsere Abteilung ist der Motor der Organisation und sorgt für reibungslose Abläufe in allen administrativen Bereichen. Wir unterstützen die Geschäftsleitung und alle Abteilungen u.a. durch die stetige Sicherung und Verbesserung von Prozessen.Unser Team zeichnet sich durch ein wertschätzendes Miteinander, eine hohe Serviceorientierung, strukturierte Abläufe und eine enge Zusammenarbeit aus. Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für eine gute Performance und die Weiterentwicklung unseres Betriebs. Was dich erwartet - Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten (Postein- und Ausgang, Besucherempfang, Datenerfassung, Inventarisierung, Raumbuchung u.a.) - Vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten (Digitalisierung, Rechnungseingang, Vorkontierung, Beschaffung u.a.) Was du mitbringst - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation - Erfahrung in Verwaltung und/oder Buchhaltung - Sicherer Umgang mit MS Office - Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und hohe Serviceorientierung - Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit Was wir dir bieten Bei uns erwartet dich ein spannender und vielseitiger Job bei einer weltweit tätigen Organisation. Unsere Bezahlung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst. Wir pflegen eine partnerschaftliche und offene Arbeitsatmosphäre. Moderne und familienfreundliche Arbeitsbedingungen sind für uns selbstverständlich. Wir praktizieren ein hybrides Arbeitszeitmodell, das den Wert eines Gleichgewichts zwischen fern- und Büroarbeit anerkennt und dir die Flexibilität gibt, deine Arbeitsweise zu organisieren. Beim ifa profitierst du von: Einer Jahressonderzahlung, einer Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil (VBL), einem Arbeitgeberzuschuss zum VVS-Jobticket, einer sehr guten Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz und von individuellen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.Deine Bewerbung enthält dein Motivationsschreiben, deinen Lebenslauf und relevanten Zeugnisse. Das ifa setzt sich für Vielfalt ein. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Das Institut für Auslandsbeziehungen e.V. (ifa) ist als eingetragener Verein ein privater Arbeitgeber. Die Stelle ist als Mutterschutz- und Elternzeitvertretung zu besetzen. Deine Bewerbungsunterlagen werden spätestens 6 Monate nach der Stellenbesetzung gelöscht. Kontakt Deine Bewerbung enthält dein Motivationsschreiben, deinen Lebenslauf und relevante Zeugnisse. Bitte lade diese als zusammengefasste PDF-Datei online unter xxx hoch.  Auskünfte zum Aufgabengebiet erhältst du bei Michael Querg Rufnummer: 030-284 491 53 oder per Mail querg@ifa.de