Office Manager (m/w/d) / Administration

Deine Aufgaben Du liebst es, Dinge zu organisieren, behältst auch dann den Überblick, wenn es mal turbulent wird, und wartest nicht darauf, dass dir jemand sagt, was zu tun ist?
Dann könnten wir gut zusammenpassen!
Bei ZEINpharma suchen wir einen Office Manager (m/w/d), der nicht nur unseren Büroalltag organisiert, sondern aktiv mitgestaltet.

Wir sind ein dynamisches Unternehmen, in dem sich vieles weiterentwickelt und noch nicht jeder Prozess perfekt eingespielt ist. Genau deshalb brauchen wir jemanden, der Herausforderungen erkennt, pragmatische Lösungen findet und mit Freude daran arbeitet, aus vielen einzelnen Aufgaben funktionierende Strukturen zu schaffen.

• Du hältst den Laden am Laufen : Du organisierst unseren Büroalltag und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles möglichst reibungslos funktioniert.

• Du bist unser Organisationstalent : Ob Terminplanung, Meetingvorbereitung, Raumbuchungen oder kurzfristige Änderungen – du koordinierst alles zuverlässig und behältst den Überblick.

• Du bist unser erstes Gesicht : Du empfängst Gäste, Geschäftspartner und neue Mitarbeitende und sorgst dafür, dass sich alle vom ersten Moment an willkommen fühlen.

• Du hast alles im Blick: Von Büromaterial über Küchenbedarf bis hin zur allgemeinen Büroausstattung – du erkennst, was benötigt wird, und kümmerst dich eigenständig darum.

• Du sorgst für klare Abläufe : Du organisierst die Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln und Zutrittsmedien und dokumentierst diese sorgfältig.

• Du begleitest unsere Neueinsteiger : Gemeinsam mit HR und IT sorgst du dafür, dass am ersten Arbeitstag alles vorbereitet ist.

• Du koordinierst unsere Dienstleister : Du bist Ansprechperson für Lieferanten, Reinigung, Hausverwaltung und weitere externe Partner.

• Du bringst Struktur ins Chaos : Du erkennst, wo Abläufe fehlen oder verbessert werden können, entwickelst Checklisten und Routinen und setzt praktische Lösungen eigenständig um.

• Du packst mit an : Ob Post, Lieferungen, administrative Aufgaben oder spontane organisatorische Herausforderungen – du findest Lösungen, statt Probleme weiterzureichen.

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Büromanagement oder in der Hotellerie, oder verfügst über eine vergleichbare Qualifikation.

• Du bringst mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Büroorganisation, Teamassistenz oder einer vergleichbaren Position mit.

• Du bist ein echter Selbststarter : Du erkennst Aufgaben und Probleme, bevor andere dich darauf aufmerksam machen.

• Struktur ist deine Stärke : Auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren oder Prozesse noch nicht klar definiert sind, bleibst du ruhig, setzt Prioritäten und schaffst Ordnung.

• Du arbeitest eigenverantwortlich, sorgfältig und zuverlässig und hast einen hohen Anspruch an deine eigene Arbeit.

• Du bist kommunikativ, serviceorientiert und hast Freude am Umgang mit unterschiedlichen Menschen.

• Idealerweise kennst du bereits die Arbeitsweise eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens, in dem Flexibilität und Eigeninitiative gefragt sind.

• Du gehst sicher mit Microsoft 365 um und verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse. Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Warum wir?

• Gestaltungsspielraum: Deine Ideen sind ausdrücklich willkommen und du kannst unsere internen Abläufe aktiv mitgestalten.

• Kurze Entscheidungswege: Ein dynamisches, mittelständisch geprägtes Umfeld mit direkter Kommunikation und Raum für neue Ideen.

• Moderne Arbeitsumgebung: Helle, moderne Büroräume und eine zeitgemäße technische Ausstattung, die dich bei deiner täglichen Arbeit unterstützt.

• Gemeinsam wachsen: Die Chance, deine Erfahrung einzubringen, dich fachlich weiterzuentwickeln und die Zukunft von ZEINpharma aktiv mitzugestalten.

Über unsMikronährstoffe - Next Level.
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Seit über 25 Jahren steht ZEINpharma für Mikronährstoffe in Premiumqualität – und wir wachsen dynamisch weiter - in Deutschland und weltweit. Denn mit unseren Kunden teilen wir vor allem eins: Die Leidenschaft, Gesundheit aktiv voranzubringen. Als Familienunternehmen verbinden wir neueste Wissenschaft mit höchsten Ansprüchen an Reinheit und Qualität unserer Produkte. Wir stehen für Ideenreichtum und Inspiration, für Mut und Hingabe, für kurze Wege und gegenseitiges Vertrauen. Dich erwartet ein hochmodernes Arbeitsumfeld und ein engagiertes, talentiertes Team! Starte jetzt mit uns durch!