Office Manager & Facility Coordinator (m/w/d) in Vollzeit & Präsenz

Arbeitgeber: Midas Pharma GmbH

Die Stelle Die Biofidus GmbH in Bielefeld ist ein wachsender
analytischer Dienstleister und ein Teil der Midas Pharma Gruppe.
Unseren Kunden, die hauptsächlich aus dem biotechnologischen und
pharmazeutischen Bereich stammen, bieten wir verschiedenste Methoden
zur Analytik und Charakterisierung von Proteinen und kleinen
Molekülen. Ziel der Analysen ist unter anderem eine Unterstützung
der Kunden bei der Entwicklung von neuen proteinbasierten
Medikamenten. Das zeichnet dich aus Du verstehst dich als zentrale
organisatorische Schnittstelle des Unternehmens. Du schaffst Struktur,
koordinierst unterschiedliche Ansprechpartner und sorgst dafür, dass
tägliche Abläufe zuverlässig funktionieren. Du wartest nicht
darauf, dass Aufgaben mehrfach an dich herangetragen werden.
Stattdessen übernimmst Du Verantwortung, verfolgst offene Themen
konsequent nach und stellst sicher, dass vereinbarte Maßnahmen und
Termine nicht aus dem Blick geraten. Ein abwechslungsreicher
Arbeitstag mit Telefonaten, Besucher:Innen, Lieferungen, Bestellungen,
Dienstleister:Innen, Handwerker:Innen und kurzfristigen
organisatorischen Anforderungen bringt dich nicht aus der Ruhe. Du
setzt Prioritäten, kommunizierst professionell mit unterschiedlichen
Ansprechpartner:Innen und behältst auch in anspruchsvollen
Situationen den Überblick. Du arbeitest gerne eigenverantwortlich,
siehst dich gleichzeitig aber als unterstützende Servicefunktion für
das gesamte Unternehmen. Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir dich
schnellstmöglich. Office Manager & Facility Coordinator (m/w/d) in
Vollzeit & Präsenz Deine Aufgaben bei uns: Empfang & Kommunikation
Freundlicher Empfang und Betreuung von Gästen, Bewerber:Innen,
Techniker:Innen und Dienstleister:Innen Telefonzentrale sowie
Bearbeitung eingehender Anfragen Termin- und Raumkoordination
Bearbeitung von Cateringanfragen und Organisation von Bewirtungen
Annahme und Verwaltung von Paketen und Postsendungen Organisation des
Briefversands Office Management & Versorgung Onboarding neuer
MitarbeiterInnen (Büroplatzorganisation, IT-Bestellung etc.) Pflege
gemeinsamer Kalender & Terminübersichten Verantwortung für einen
gepflegten und funktionierenden Küchenbereich Verwaltung und
Bestellung von Laborbedarf und Verbrauchsmaterialien Buchung von
Geschäftsreisen Schnittstelle zur Rechnungs- und Personalabteilung
Gebäudeorganisation Ansprechpartner:In für gebäudebezogene Themen
Koordination von Handwerksbetrieben, Dienstleister:Innen (Wartungen/
Reparaturen) Interne Kommunikation und Information über geplante
Termine Nachverfolgung von Instandhaltungsmaßnahmen Unterstützung
bei der Sicherstellung eines reibungslosen Gebäudebetriebs
Küchenorganisation, Blumen- und Balkonpflege Event- &
Veranstaltungsorganisation Planung und Organisation interner
Veranstaltungen und Firmenevents Unterstützung bei Meetings,
Workshops und Besuchsterminen Koordination externer
Dienstleister:Innen und Lieferant:Innen Anforderungsprofil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare
Qualifikation, idealerweise ergänzt durch Berufserfahrung in einem
technisch-, naturwissenschaftlichen oder labornahen Umfeld
Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung am Empfang, im
Assistenzbereich oder Office Management Freundliches,
serviceorientiertes und professionelles Auftreten Sehr gute
Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten Selbstständige und
strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch Sicherer
Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen Hands-on-Mentalität
und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben Sehr gute Deutsch- und
Englischkenntnisse in Wort & Schrift Was bieten wir? Ein spannendes,
vielseitiges Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen
Entscheidungswegen Ein wertschätzendes Teamklima mit viel Raum für
Eigeninitiative 30 Tage Urlaub plus Sonderurlaub, flexible
Arbeitszeitmodelle Krankenzusatzversicherung und eine steuerfreie
Sachzulage, JobRad Leasing Gute Verkehrsanbindung und kostenlose
Parkplätze Einen sicheren Arbeitsplatz mit Entwicklungsperspektiven
in einem wachsenden Unternehmen