Operations Assistant (m/w/d)

Operations Assistant (m/w/d) – Seminarorganisation & Kundenbetreuung

Vollzeit oder Teilzeit ab 20 Stunden | Standort Schwetzingen

Wer wir sind

Die Impulsgrad GmbH steht hinter der Marke echtesNLP, einem führenden Weiterbildungsanbieter für NLP und Coaching im deutschsprachigen Raum. Jährlich begleiten wir über 1.000 Teilnehmende bei ihrer persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Wir sind ein wachsendes Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen, direkter Kommunikation und hohen Qualitätsansprüchen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine strukturierte, zuverlässige und kommunikative Persönlichkeit.

Deine Aufgaben

• Teilnehmerbetreuung: Du beantwortest Kundenanfragen per Telefon und E-Mail freundlich, kompetent und zuverlässig.

• Seminarorganisation: Du koordinierst Anmeldungen, Termine und Teilnehmerlisten.

• Rechnungswesen: Du bereitest Rechnungen vor und behältst offene Zahlungen im Blick.

• Seminarvorbereitung: Du organisierst Materialien und versendest alle wichtigen Teilnehmerinformationen.

• Teamkoordination: Du stimmst dich mit Trainern und dem Team zu organisatorischen Abläufen ab.

• Büromanagement: Du übernimmst allgemeine administrative Aufgaben, Bestellungen und die Belegverwaltung.

• Prozessoptimierung: Du dokumentierst bestehende Abläufe und entwickelst diese kontinuierlich weiter.

Das bringst du mit

• Erfahrung im Büromanagement, in der Administration oder einer vergleichbaren Tätigkeit – auch Quereinsteiger sind willkommen.

• Eine sehr genaue, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.

• Freude am Kundenkontakt sowie eine freundliche und professionelle Kommunikation.

• Ausgeprägtes Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel und Outlook, sowie Offenheit für neue digitale Tools.

• Sehr gute Deutschkenntnisse auf C2-Niveau in Wort und Schrift.

Das bieten wir dir

• 30 Urlaubstage und flexible Arbeitszeiten ohne Stechuhr.

• Kostenfreie Teilnahme an unseren hochwertigen NLP- und Coaching-Ausbildungen.

• Individuelle Einarbeitung und enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.

• Weiterbildungsmöglichkeiten, insbesondere im Bereich KI und digitale Tools.

• Ein motiviertes, wertschätzendes Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.

• Einen modernen, klimatisierten Arbeitsplatz direkt am Bahnhof Schwetzingen mit kostenlosen Parkmöglichkeiten.

Bewirb dich jetzt!

Du arbeitest gerne strukturiert, behältst den Überblick und hast Freude am Umgang mit Menschen? Dann bewirb dich jetzt als Operations Assistant (m/w/d) bei der Impulsgrad GmbH – wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!