# **Job Title: Operations Assistant**

MacGregor is a global company that operates in 30 countries with 2000 employees. We provide sustainable cargo and load handling with a strong portfolio of products, services, and solutions to the maritime and offshore industries. Our solutions are found in over half of the world's merchant fleet.

We believe MacGregor is a great place to work and we are looking for innovators with an international mindset to join our team and help us create lifetime value for our customers.

## **MacGregor – Let's shape the future together**

We are looking for a detail-oriented and self-motivated Operations Assistant to join our team. The ideal candidate will provide timely and sufficient support to service operations, ensuring all internal and external customer requirements are met. This is a key administrative role supporting the smooth daily functioning of our service department.

Reporting directly to the Operations Superintendent. This position is based in Bremerhaven, Germany. Please note that this is a part-time position. We offer flexible hours tailored to your availability. While initially part-time, there is a possibility of this role developing into a full-time contract.

## **More tasks and responsibilities**

Collect information required for making quotations and prepare final costing for service jobs.

- Order handling in SAP from notification through to invoicing.
- Supply of spares for service jobs and sourcing of spares locally if required.
- Working with Salesforce / Google Office applications and other databases to update service processes and documentation.
- Arranging transports / custom declarations via subcontractors / third parties.
- Information / delegation of works via the several warehouses of parts order for delivery to the site/warehouse.
- Working together with service engineers / coordinator + local workshop on site.
- Checking of credit risks related to customer service jobs billing

## **What you’ll need to succeed**

To thrive in this role, you must possess a strong service-minded attitude and excellent communication skills, enabling you to manage stakeholders like customers and Service Engineers effectively. Your ability to work independently, handle multiple tasks, and deliver on time is crucial for providing the necessary administrative backbone to our operations.

Ideally you have

Diploma or above (or Certification/Apprenticeship within the maritime industry is a plus).

- At least three years of relevant clerical/business experience.
- Fluency in English, both written and spoken, is mandatory.
- Attention to detail and strong organizational skills.
- Strong communication skills and a professional, service-minded approach.
- Ability to carry out multi-tasks and deliver work on time.
- Proficiency in Google office applications (Docs, Sheets).
- Familiarity with SAP and/or Salesforce will be a significant advantage.

## **Why MacGregor?**

Our people are behind every success. People create the technology and product lifecycle solutions that make us great, our people are the ones who innovate, and people drive our business forward. With us you will be part of an international collaborative working culture with challenges and opportunities to further develop yourself professionally. We enable sustainable global maritime operations by maximizing efficiency in cargo and load handling. 

Values guide our work

- Integrity steers all our thinking, behaviour and the relationships with our customers and other stakeholders
- Quality is valued in our processes, products and services and helps to improve our customers’ performance and our own competences
- Safety is essential in everything we do

MacGregor is an equal opportunity employer. We recognise that diversity is key to our continued success, and strive to maintain a fair and equitable recruitment process for all applicants.

## **Additional information**

Do you have questions regarding the role? Please contact Volker Radau, Operations Superintendent at volker.radau@macgregor.com.

Kindly note that we will only review CVs and applications submitted in English through our recruitment portal. Unfortunately we do not consider CVs sent per email.


If you are ready to step into an exciting new role where you can make a significant impact and contribute to the success of MacGregor, apply today!

www.macgregor.com

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

# **Stellenbezeichnung: Operations Assistant**

MacGregor ist ein weltweit tätiges Unternehmen mit 2000 Mitarbeitern in 30 Ländern. Wir bieten nachhaltige Fracht- und Ladungsumschlaglösungen mit einem starken Portfolio an Produkten, Dienstleistungen und Lösungen für die Schifffahrts- und Offshore-Industrie. Unsere Lösungen sind in über der Hälfte der weltweiten Handelsflotte zu finden.

Wir vertreten die Ansicht, dass MacGregor ein großartiger Arbeitgeber ist, und suchen innovative Mitarbeiter mit internationaler Denkweise, die unser Team verstärken und uns dabei helfen, lebenslangen Mehrwert für unsere Kunden zu schaffen.

## **MacGregor – Gestalten wir gemeinsam die Zukunft**

Wir suchen einen detailorientierten und selbstmotivierten Operations Assistant für unser Team. Der ideale Kandidat unterstützt den Servicebetrieb zeitnah und umfassend und stellt sicher, dass alle internen und externen Kundenanforderungen erfüllt werden. Es handelt sich um eine wichtige administrative Position, die den reibungslosen täglichen Ablauf unserer Serviceabteilung unterstützt.

Sie berichten direkt an den Operations Superintendent. Der Standort dieser Position ist Bremerhaven, Deutschland. Bitte beachten Sie, dass es sich um eine Teilzeitstelle handelt. Wir bieten flexible Arbeitszeiten, die auf Ihre Verfügbarkeit zugeschnitten sind. Obwohl es sich zunächst um eine Teilzeitstelle handelt, besteht die Möglichkeit, dass sich diese Position zu einem Vollzeitvertrag entwickelt.

## **Weitere Aufgaben und Verantwortlichkeiten**

- Sammlung erforderlicher Infomationen für die Erstellung von Angeboten und Erstellung der endgültigen Kostenvoranschläge für Servicearbeiten.
- Auftragsabwicklung in SAP von der Benachrichtigung bis zur Rechnungsstellung.
- Beschaffung von Ersatzteilen für Servicearbeiten und bei Bedarf Beschaffung von Ersatzteilen vor Ort.
- Arbeiten mit Salesforce-/Google Office-Anwendungen und anderen Datenbanken zur Aktualisierung von Serviceprozessen und Dokumentationen.
- Organisation von Transporten/Zollanmeldungen über Subunternehmer/Dritte.
- Information / Delegierung von Arbeiten über die verschiedenen Lager für die Lieferung von Ersatzteilen an den Standort/das Lager.
- Zusammenarbeit mit Servicetechnikern/Koordinatoren und lokaler Werkstatt vor Ort.
- Überprüfung der Kreditrisiken im Zusammenhang mit der Abrechnung von Kundendienstaufträgen

## **Was Sie für Ihren Erfolg benötigen**

Um in dieser Position erfolgreich zu sein, müssen Sie über eine ausgeprägte Serviceorientierung und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen, damit Sie Stakeholder wie Kunden und Servicetechniker effektiv managen können. Ihre Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und termingerecht zu liefern, ist entscheidend, um die notwendige administrative Grundlage für unseren Betrieb zu schaffen.

Idealerweise verfügen Sie über

- ein Diplom oder einen höheren Abschluss (oder eine Zertifizierung/Ausbildung in der Schifffahrtsbranche, was von Vorteil ist).
- Mindestens drei Jahre einschlägige Erfahrung im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung.
- Flüssige Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich.
- Liebe zum Detail und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten.
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und eine professionelle, serviceorientierte Herangehensweise.
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und Arbeiten termingerecht zu liefern.
- Beherrschung der Google Office-Anwendungen (Docs, Sheets).
- Kenntnisse in SAP und/oder Salesforce sind von großem Vorteil.

## **Warum MacGregor?**

Unsere Mitarbeiter stehen hinter jedem Erfolg. Menschen entwickeln die Technologien und Produktlebenszykluslösungen, die uns großartig machen, unsere Mitarbeiter sind die Innovatoren, und Menschen treiben unser Geschäft voran. Bei uns werden Sie Teil einer internationalen, kooperativen Arbeitskultur mit Herausforderungen und Möglichkeiten, sich beruflich weiterzuentwickeln. Wir ermöglichen nachhaltige globale maritime Operationen, indem wir die Effizienz im Fracht- und Ladungsumschlag maximieren. 

Werte leiten unsere Arbeit

- Integrität bestimmt unser Denken, unser Verhalten und unsere Beziehungen zu unseren Kunden und anderen Interessengruppen.
- Qualität wird in unseren Prozessen, Produkten und Dienstleistungen geschätzt und trägt dazu bei, die Leistung unserer Kunden und unsere eigenen Kompetenzen zu verbessern.
- Sicherheit ist bei allem, was wir tun, von entscheidender Bedeutung.

MacGregor ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir sind uns bewusst, dass Vielfalt der Schlüssel zu unserem anhaltenden Erfolg ist, und bemühen uns um einen fairen und gerechten Einstellungsprozess für alle Bewerber.

## **Weitere Informationen**

Haben Sie Fragen zu dieser Stelle? Bitte wenden Sie sich an Volker Radau, Operations Superintendent, unter volker.radau@macgregor.com.

Bitte beachten Sie, dass wir nur Lebensläufe und Bewerbungen berücksichtigen, die in englischer Sprache über unser Bewerbungsportal eingereicht werden. Leider können wir keine per E-Mail gesendeten Lebensläufe berücksichtigen.

Wenn Sie bereit sind, eine spannende neue Position anzutreten, in der Sie einen bedeutenden Beitrag zum Erfolg von MacGregor leisten können, bewerben Sie sich noch heute!

www.macgregor.com