Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Deutsch C2 & Spanisch mindestens B1

Amigos de la Cultura e. V. organisiert Austauschprogramme für Schülerinnen und Schüler aus Lateinamerika in Deutschland. Wir sind ein kleines, engagiertes Team und suchen eine Persönliche Assistenz, die zuverlässig, strukturiert und kommunikationsstark ist und die Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt.

Diese Position richtet sich an Menschen, die gerne organisieren, Verantwortung übernehmen und sich in einer vielfältigen Assistenzrolle weiterentwickeln möchten.

Ihre Aufgaben

Assistenz & Büroorganisation

• Unterstützung der Geschäftsführung im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft

• Terminplanung, Übersicht über Prioritäten und Fristen

• Strukturierte E-Mail- und Dokumentenverwaltung

• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen

• Telefonische und schriftliche Kommunikation

Programmbezogene Aufgaben

• Betreuung und Gewinnung von Gastfamilien

• Unterstützung im Matching-Prozess zwischen Schüler:innen und Familien

• Kommunikation mit Schulen und Partnerorganisationen

• Pflege von Daten, Unterlagen und Abläufen

Organisation & Mitdenken

• Ordnung und Struktur in Abläufe bringen

• Engpässe erkennen und eigenständig Lösungen vorschlagen

• Aufgaben zuverlässig nachhalten

• Unterstützung kleiner organisatorischer Projekte

Ihr Profil

Sie passen gut zu uns, wenn Sie:

• eine kaufmännische, organisatorische oder serviceorientierte Ausbildung abgeschlossen haben

(z. B. Bürokauffrau/-mann, Automobilkauffrau/-mann, Hotelfachfrau/-mann, Steuerfachangestellte:r, Kundenservice, Event)

• gerne kommunizieren – telefonisch wie schriftlich

• strukturiert, zuverlässig und verantwortungsbewusst arbeiten

• Freude an Organisation und Koordination haben

• ein freundliches, professionelles Auftreten mitbringen

• in einem kleinen Team arbeiten möchten

• Motivation zur Weiterentwicklung haben

Wir bieten

• Vergütung ab 2.500 € brutto (je nach Erfahrung)

• Sinnstiftende Arbeit in einem internationalen Umfeld

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

• Strukturierte Einarbeitung

• Ein wertschätzendes, familiäres Team

• Abwechslungsreiche Aufgaben

• Entwicklungsmöglichkeiten entsprechend Ihrer Stärken