Project Assistant (m/w/d)

Bell Flavors & Fragrances GmbH

04205 Leipzig - Deutschland

Kaufmännische Fachkraft Arbeit Vollzeit ab 08.12.2025

Beschreibung

Ihre Aufgaben
• Kalender‑ & Terminmanagement für das Projektteam, inkl. Jour‑fixe, Gremien, Steering Committees
• Anfänglicher Fokus auf ERP-Umstellung
• Erstellung, Pflege und Qualitätssicherung von Unterlagen (Präsentationen, Protokolle, Entscheidungsvorlagen)
• Koordination von Unterschrifts‑/Freigabeprozessen (z. B. Bestellungen, Change Requests, Verträge) inkl. Nachverfolgung
• Einkaufsvorbereitung: Angebotsvergleiche, Budgetpflege, einfache Bestellungen im ERP
• On‑/Offboarding‑Orga (Checklisten, Gerätebereitstellung, Berechtigungsanträge) in Zusammenarbeit mit den Admin‑Teams
• Organisation von Workshops, Schulungen, Team‑Events; Reisemanagement, Abrechnung
• Pflege von Wissensdatenbanken, Confluence, SharePoint (Vorlagen, Policies, IT‑Prozesse) etc.
• Datenschutz & Compliance‑Unterstützung: Dokumentationspflege, TOMs‑Nachweise, Audit‑Vorbereitung
• Risiko‑/ Issue‑/ Change‑Log führen, Entscheidungen dokumentieren, Follow‑ups nachhalten
• Verantwortung für die Projektkommunikation: Kick‑offs, Protokolle, Stakeholder‑Updates, Release‑Notes

Ihr Profil
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenz‑/Office‑Erfahrung
• Sehr gute Organisations-, Priorisierungsfähigkeiten und Kommunikationsstärke
• Sicher in MS 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint), SharePoint/OneDrive
• Idealerweise ein Grundverständnis in IT‑Prozessen (ITIL‑Basics), DSGVO‑Awareness und Erfahrung mit Jira/Confluence, Microsoft Dev-Ops und oder Trovarit Matchmaker
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch in Wort und Schrift

Warum wir?
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• 30 Tage Urlaub
• Monatlicher steuerfreier Sachbezug in Höhe von 50 € in Form von Gutscheinen
• Die Wahlmöglichkeit zwischen JOB-Lunch, JOB-Ticket oder JOB-Rad, mit bis zu 30 € Zuschuss pro Monat
• Corporate Benefits
• Betriebliche Altersvorsorge mit 20%- Arbeitgeberzuschuss
• Home Office-Regelung
• Sonderurlaubstage
• Firmen- und Teamevents
• Überdachter und videoüberwachter Fahrradparkplatz
• Kostenloser PKW-Parkplatz
• Getränkeversorgung (Wasser)
• Bibliothek & Lesesaal sowie E-Book-Angebot
• Weiterbildungsmöglichkeiten sowie intensive Einarbeitung durch ein erfahrenes Team

Über unsErfolg mitgestalten!Create a We

Wir sind ein international erfolgreich agierendes Unternehmen, das innovative Lösungen auf den Gebieten von Aromen, Düften, Pflanzenextrakten und Aromachemikalien für führende Hersteller der Nahrungsmittel-, Getränke-, Kosmetik- und Haushaltsprodukteindustrie entwickelt.Unser engagiertes und qualifiziertes Team ist die Basis für unseren Erfolg. Als international agierendes und innovatives Unternehmen verstehen wir es als unsere Aufgabe und Verpflichtung, alle Mitarbeiter*innen Tag für Tag zu fordern und zu unterstützen.Werden Sie Teil unseres Teams und unseres Erfolgs!

Quelle: Bundesagentur für Arbeit - Rechtliche Hinweise zur Nutzung
Ob die Stelle noch verfügbar ist und weitere Informationen findest du direkt auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Bitte beachte: OPROMA ist nicht der Anbieter dieser Stelle und kann keine Auskünfte geben.