Projekt- und Geschäftsleitungsassistenz (m/w/d)

Projektassistenz / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) Vollzeit | Braunschweig | unbefristet

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, strukturierte und motivierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsleitung und Projektleiter im organisatorischen und kaufmännischen Tagesgeschäft unterstützt.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen und strategischen Tagesgeschäft sowie Organisation von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen

• Selbstständige Korrespondenz mit Auftraggebern, Behörden, Fachplanern und ausführenden Unternehmen

• Unterstützung der Projektleiter bei der organisatorischen und kaufmännischen Projektabwicklung

• Erstellung, Pflege und Verwaltung von Projektunterlagen, Projektdokumentationen und digitalen Projektakten

• Anlage und Pflege von Projekten im Projektmanagement- und Abrechnungssystem

• Erstellung von Honorarangeboten nach HOAI, Kalkulation von Ingenieurleistungen sowie Vorbereitung von Abschlags- und Schlussrechnungen

• Überwachung von Honorarständen, Unterstützung beim Forderungsmanagement sowie Mitwirkung bei Kostenplanung, Budgetüberwachung und Projektcontrolling

• Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen im AVA-Programm in Zusammenarbeit mit den Projektleitern

• Durchführung von Ausschreibungen, Einholung und Auswertung von Angeboten sowie Erstellung von Preisspiegeln

• Prüfung und Wertung von Angeboten, Erstellung von Vergabevermerken und Vorbereitung von Vergabeentscheidungen

• Fachliche und rechnerische Prüfung von Bau- und Planerrechnungen sowie Nachverfolgung von Nachträgen und Kostenentwicklungen

• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen sowie Unterstützung bei der Optimierung interner Prozesse und Arbeitsabläufe

• Vorbereitung der Buchführung für das Steuerbüro (DATEV) • professionelle Annahme, Steuerung und Weiterleitung eingehender Anrufe an die Ansprechpartner im Unternehmen

Das bringst du mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

• Berufserfahrung in einem Ingenieur-, Architektur- oder Planungsbüro ist von Vorteil

• Idealerweise Erfahrung in der Projektassistenz oder technischen Sachbearbeitung

• Kenntnisse der HOAI und VOB

• Idealerweise Erfahrung mit der AVA-Software California.pro sowie BUILDUP

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook und PowerPoint)

• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise mit Organisationsgeschick und Eigenverantwortung

• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit, freundliches Auftreten und Interesse an anspruchsvollen Bauprojekten und technischen Zusammenhängen

Das bieten wir dir

• Einen unbefristeten und sicheren Arbeitsplatz in Vollzeit mit langfristiger Perspektive

• Gleitzeit und 30 Tage Urlaub

• Eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung

• Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Projekte im Bereich der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA)

• Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen und flachen Hierarchien

• Ein modernes Arbeitsumfeld mit hochwertiger technischer Ausstattung

• Strukturierte Einarbeitung sowie individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

• Hansefit-Mitgliedschaft, kostenlose Getränke sowie regelmäßige Team- und Firmenevents

• Ein kollegiales, wertschätzendes und familiäres Arbeitsklima, in dem deine Ideen willkommen sind

Warum Ingenieurbüro Hornig?

Bei uns erwarten dich spannende Projekte, moderne Arbeitsmethoden und ein motiviertes Team, das gemeinsam an hochwertigen Lösungen für die Technische Gebäudeausrüstung arbeitet. Du übernimmst eine verantwortungsvolle Schlüsselposition zwischen Geschäftsleitung, Projektleitern, Bauherren und Fachplanern und trägst damit maßgeblich zum Erfolg unserer Projekte bei.