Beschreibung

# Projektmitarbeiter Facility Management

## Projekthintergrund

Das TresorHaus ist ein bankenunabhängiger Anbieter für Schließfach- und Tresorraumvermietung im Raum Berlin. Wir bieten physische Sicherheitslösungen für Privatpersonen und Unternehmen mit besonderem Schutzbedarf – diskret, zuverlässig und persönlich.

Für den Aufbau des TresorHauses suchen wir eine erfahrene Projektmitarbeiterin / einen erfahrenen Projektmitarbeiter im Bereich Facility Management. Ziel ist die Entwicklung und Umsetzung eines verlässlichen, strukturierten Systems für Betrieb, Instandhaltung und technische Betreuung unserer Infrastruktur. Das Projekt umfasst alle Maßnahmen zur Sicherstellung des reibungslosen Betriebs – von der technischen Betreuung der Schließfachanlagen über das Gebäudemanagement bis hin zur Koordination externer Dienstleister und der Einführung klarer Betriebsprozesse.Im Mittelpunkt steht die dauerhafte Funktionsfähigkeit aller Einrichtungen, die Einhaltung definierter Sicherheitsstandards im laufenden Betrieb und die Schaffung optimaler Rahmenbedingungen für die sichere Verwahrung von Wertgegenständen.

## Hauptverantwortlichkeiten

### Wartung und Instandhaltung der Schließfachanlagen

- Entwicklung und Implementierung eines grundlegenden Wartungssystems für Schließfachanlagen zur Gewährleistung der grundlegenden Funktionalität und Sicherheit
- Aufbau eines einfachen Zustandserfassungsprozesses für alle Schließfächer zur frühzeitigen Erkennung gravierender Mängel
- Erstellung grundlegender Wartungspläne für kritische technische Anlagen zur Minimierung schwerwiegender Ausfälle mit systematischer Instandhaltungsdokumentation

### Gebäudetechnik und -management

- Implementierung eines grundlegenden Gebäudeüberwachungssystems für kritische Anlagen zur Sicherung wesentlicher Funktionen
- Entwicklung eines einfachen digitalen Gebäudeplans mit den wichtigsten technischen Installationen für effiziente Wartungsarbeiten
- Koordination und grundlegender Abnahmeprozess für kritische Baumaßnahmen zur Sicherstellung des Grundbetriebs
- Koordination kritischster verbleibender Baumaßnahmen vor der Eröffnung für den Grundbetrieb
- Durchführung eines grundlegenden technischen Testbetriebs zur Sicherstellung der essenziellen Betriebsbereitschaft vor Eröffnung

### Klima- und Umgebungskontrolle

- Implementierung eines grundlegenden Systems zur Überwachung von Temperatur und Luftfeuchtigkeit zur Gewährleistung grundlegender Umgebungsbedingungen für Wertgegenstände
- Wartung von Klimaanlagen und Luftentfeuchtern mit automatischen Meldungen bei Abweichungen von definierten Klimaparametern
- Einrichtung spezieller Klimazonen für besonders empfindliche Wertgegenstände

### Reinigung und Hygiene

- Implementierung einfacher Reinigungspläne für die wichtigsten Bereiche zur Gewährleistung eines grundlegenden Maßes an Sauberkeit
- Definition klarer Abläufe und Zutrittskontrollprozesse für Reinigungspersonal mit spezifischen Sicherheitsvorschriften
- Entwicklung spezieller Reinigungsprotokolle für sensible Oberflächen und Bereiche
- Standortmanagement und operative Abläufe
- Implementierung einer grundlegenden Hausordnung und Standardbetriebsprozesse zur Gewährleistung eines sicheren Grundbetriebs
- Organisation grundlegender Arbeitsplätze für einen funktionalen Grundbetrieb mit kritischster technischer Büroinfrastruktur
- Implementierung eines grundlegenden Empfangs- und Front-Desk-Bereichs für den Besucherempfang
- Implementierung eines grundlegenden Beschilderungssystems zur Gewährleistung minimaler Orientierung
- Implementierung grundlegender barrierefreier Zugangsmöglichkeiten zur Gewährleistung minimaler Zugänglichkeit

### Management externer Dienstleister

- Implementierung eines grundlegenden Managements für kritische externe Dienstleister zur Gewährleistung von Qualität und Sicherheit bei wichtigsten Fremdleistungen
- Entwicklung grundlegender Prozesse für kritische Dienstleistergruppen (Reinigung, Wartung, Lieferanten) zur sicheren Abwicklung von Zugang und Tätigkeit
- Erstellung einer strukturierten Dienstleister-Matrix mit Kontakten, Aufgaben und Zutrittsberechtigung

### Schlüssel- und Zugangsverwaltung

- Implementierung eines grundlegenden Schlüssel- und Zugangsmittelverwaltungssystems zur grundlegenden Kontrolle des physischen Zugangs
- Aufbau eines grundlegenden Reserveschlüsselsystems für kritische Notfallzugänge bei gravierenden Zugangsproblemen
- Entwicklung eines grundlegenden Verwaltungssystems für kritische elektronische Zugangskontrollen zur Funktionssicherung wesentlicher Zugangssysteme
- Verwaltung grundlegender Schließfachzuweisungen zur Gewährleistung des Kundenzugangs zu Schließfächern
- Störungsmanagement und Notfallreaktion
- Organisation einer grundlegenden Rufbereitschaft für kritische Störungen zur Reaktion auf schwerwiegende Notfälle
- Implementierung eines grundlegenden Notfallreaktionssystems für kritische technische Ausfälle zur Reaktion auf schwerwiegende Situationen
- Aufbau eines Ticketsystems für Störungsmeldungen mit Priorisierung nach Kritikalität

### Versorgung und Compliance

- Implementierung eines grundlegenden Versorgungsmanagements für die kritischsten Medien zur Gewährleistung einer Grundversorgung
- Implementierung eines grundlegenden Prüfmanagements für die gesetzlich vorgeschriebenen Inspektionen zur Erfüllung kritischster rechtlicher Anforderungen
- Aufbau eines grundlegenden Compliance-Managements für kritische rechtliche Anforderungen zur Einhaltung wichtigster Vorschriften
- Dokumentation und Sicherheit
- Implementierung eines grundlegenden Dokumentenmanagementsystems für die kritischsten Facility-Unterlagen zur Verfügbarkeit wesentlicher Dokumente
- Implementierung eines grundlegenden Evakuierungs- und Fluchtwegkonzepts zur sicheren Evakuierung im Notfall
- Organisation der grundlegenden Beauftragung eines technischen Sicherheitsdienstes zur Gewährleistung minimaler physischer Sicherheit
- Implementierung eines grundlegenden Versicherungsmanagements für kritische Risiken zur Gewährleistung minimalen Versicherungsschutzes

### Qualifikationen und Erfahrung

- Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, Gebäudetechnik, Ingenieurwissenschaften oder vergleichbare Qualifikation
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Facility Management, vorzugsweise in sicherheitskritischen Umgebungen (Sicherheitsbranche, Rechenzentren, Spezialimmobilien)
- Fundierte Kenntnisse in Gebäudetechnik, technischen Anlagen und Instandhaltungsmanagement
- Praktische Erfahrung mit Wartungsplanung und präventiver Instandhaltung komplexer technischer Systeme
- Nachweisliche Erfolge bei der Implementierung von Facility Management-Systemen in anspruchsvollen Umgebungen
- Expertise in Klima- und Umgebungskontrolle für sensible Lagerbedingungen
- Kenntnisse in Arbeitssicherheit, Brandschutz und relevanten technischen Vorschriften
- Erfahrung im Management externer Dienstleister und Koordination von Wartungsverträgen
- Verständnis für Sicherheitsanforderungen und Zugangskontrollen in kritischen Infrastrukturen
- Starke organisatorische Fähigkeiten und systematisches Vorgehen bei technischen Systemen
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten für die Koordination mit Dienstleistern und internen Stakeholdern
- Projektmanagement-Erfahrung mit technischen und infrastrukturellen Projekten

### Zusätzliche wünschenswerte Kompetenzen

- Zertifizierungen im Facility Management (z.B. GEFMA, IFMA, Certified Facility Manager)
- Branchenerfahrung in Sicherheitsunternehmen, Tresorunternehmen oder vergleichbaren Hochsicherheitsumgebungen
- Kenntnisse in Gebäudeautomation und Smart Building-Technologien
- Erfahrung mit Computer Aided Facility Management (CAFM) Systemen
- Verständnis für VdS-Normen und Sicherheitsstandards für Tresoranlagen
- Kenntnisse in Energiemanagement und Nachhaltigkeitskonzepten
- Erfahrung mit Notfallmanagement und Business Continuity für technische Systeme
- Verständnis für Versicherungsanforderungen und Risikomanagement bei technischen Anlagen
- Kenntnisse in Hygiene- und Reinigungsmanagement für sensible Bereiche
- Erfahrung mit barrierefreiem Bauen und Zugänglichkeitskonzepten
- Verständnis für IT-Infrastruktur und technische Gebäudeausrüstung
- Kenntnisse in Dokumentenmanagement und technischer Dokumentation

### Zeitraum und Einsatzort

- Projektdauer: 8-12 Monate mit Verlängerungsoption (abhängig von Baufortschritt und Inbetriebnahme)
- Einsatzort: Vor-Ort-Präsenz erforderlich für technische Überwachung, Wartungskoordination und Testbetrieb. Zu Beginn 100% Remote.
- Sie sorgen lieber für reibungslose Abläufe, bevor jemand merkt, dass etwas nicht funktioniert – und behalten auch in technischen Details den Überblick? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme:

## Ansprechpartnerin:

**Zulal Fouquet**

Standort: Berlin

Am Ostbahnhof 3 (Ecke Andreasstraße)10243 Berlin

**Tel.:** +49 (0)1525 9142296

**E-Mail:** zf@tresorhaus-berlin.de

[www.tresorhaus-berlin.de](https://www.tresorhaus-berlin.de)