Referent:in Geschäftsführung & People Operations (all genders)

Als Referent:in Geschäftsführung & People Operations verbinden Sie zwei wichtige Bereiche: Sie unterstützen unsere Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und sorgen gleichzeitig dafür, dass zentrale Personal- und Organisationsthemen zuverlässig umgesetzt werden.
Sie organisieren, koordinieren und bereiten Informationen vor. Gleichzeitig sind Sie eine verlässliche Ansprechperson für Mitarbeitende und begleiten administrative HR-Prozesse. Die Rolle ist vielseitig und verantwortungsvoll, bleibt aber bewusst nah am operativen Tagesgeschäft.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Geschäftsführung im organisatorischen und operativen Tagesgeschäft.

• Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und nach und erstellen Präsentationen, Übersichten und Entscheidungsgrundlagen.

• Sie organisieren den Bewerbungsprozess – von der Abstimmung des Anforderungsprofils über die Sichtung von Bewerbungen bis zur Koordination und teilweise Durchführung erster Gespräche.

• Sie begleiten neue Kolleg:innen durch einen strukturierten Onboarding-Prozess und sorgen dafür, dass organisatorisch alles für einen guten Start vorbereitet ist.

• Sie pflegen digitale Personalakten und halten personalrelevante Unterlagen und Daten vollständig und aktuell.

• Sie bereiten Informationen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vor und arbeiten dabei eng mit unserem externen Steuerbüro zusammen.

• Sie koordinieren interne und externe Weiterbildungen und unterstützen bei der Organisation von Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung unserer Mitarbeitenden.

• Sie übernehmen Aufgaben im Office Management, organisieren Bestellungen und tragen zu einem gut funktionierenden Arbeitsumfeld bei.

• Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Personalgesprächen sowie bei internen Veranstaltungen und Teamformaten.

• Als Ansprechperson für organisatorische Anliegen der Mitarbeitenden sorgen Sie dafür, dass Fragen schnell an die richtigen Stellen gelangen und zuverlässig geklärt werden.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel im Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation mit. Auch ein Studium mit Bezug zu BWL, Personal oder Organisation kann gut passen. Erfahrung in einer Assistenz-, Office- oder HR-nahen Funktion ist hilfreich. Besonders gut passt die Rolle zu Menschen, die gern zwischen Organisation, Kommunikation und Personalthemen arbeiten. Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und zuverlässig und können Prioritäten setzen, wenn mehrere Themen parallel laufen. Diskretion und ein professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Sie selbstverständlich. Sie kommunizieren freundlich und klar, arbeiten gern mit unterschiedlichen Menschen und behalten auch in einem dynamischen Arbeitsalltag den Überblick. Mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook gehen Sie sicher um. Erfahrungen aus der Bildungsbranche oder mit Personalmanagement-Software sind ein Plus.