Sachbearbeiter HSE-Dokumentation und Personalqualifikationen (m/w/d)

Ziel der Stelle

Administrative Sicherstellung einer vollständigen, aktuellen und nachvollziehbaren Dokumentation von Unterweisungen, Befähigungsnachweisen, Führerscheinen, schriftlichen Beauftragungen sowie Schulungs- und Vorsorgemaßnahmen für das Baustellenpersonal.

Aufgaben

· Erfassung, Prüfung auf formale Vollständigkeit, strukturierte Ablage und laufende Pflege von HSE- und personenbezogenen Qualifikationsunterlagen.

· Pflege der Personalqualifikationsmatrix; Überwachung von Fristen, Gültigkeiten und fehlenden Nachweisen sowie aktive Nachverfolgung bei Mitarbeitern und Verantwortlichen.

· Organisation und Anmeldung von Lehrgängen, Schulungen und Kursen (z. B. Baumaschinenführer, Kranführer, Anschläger, Staplerfahrer, Ersthelfer); Abstimmung mit Anbietern, Personaldisposition und Baustellen.

· Koordination arbeitsmedizinischer Vorsorgetermine; Verwaltung der organisatorisch erforderlichen Nachweise ohne Verarbeitung medizinischer Befunde.

· Vorbereitung und Dokumentation schriftlicher Beauftragungen nach Vorgabe der zuständigen Führungskräfte.

· Kommunikation mit internationalem Baustellenpersonal und Führungskräften, auch über geeignete digitale Kommunikations- und Übersetzungshilfen.

· Meldung fehlender, unvollständiger oder ablaufender Nachweise an die zuständige Betriebs- bzw. Projektleitung; Unterstützung bei der Vorbereitung der Personalentsendung.

Fachliche und persönliche Anforderungen

· Sichere Deutschkenntnisse und praxistaugliche Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Weitere Fremdsprachen sind von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung.

· Grundverständnis für Baustellenabläufe und HSE-Begriffe, insbesondere Unterweisungen, Geräteführerqualifikationen und schriftliche Beauftragungen.

· Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und Word), PDF-Dokumenten und digitalen Dateiablagen.

· Kommunikationsstärke, Eigeninitiative, Organisationsgeschick, Sorgfalt, Verbindlichkeit und konsequentes Nachhalten offener Vorgänge.

· Vertraulicher und datenschutzgerechter Umgang mit personenbezogenen Unterlagen.

Verantwortung und Befugnisse

Die Stelle ist ausführend, koordinierend und dokumentierend tätig. Die fachliche, organisatorische und rechtliche Verantwortung sowie Entscheidungen über erforderliche Qualifikationen, Beauftragungen und die Freigabe von Baustelleneinsätzen verbleiben bei der zuständigen Betriebs- bzw. Projektleitung. Die Stelleninhaberin bzw. der Stelleninhaber ist für die sorgfältige und termingerechte Bearbeitung der übertragenen administrativen Aufgaben verantwortlich und meldet Abweichungen unverzüglich an die zuständigen Verantwortlichen.