Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.


Werden Sie Teil von Deutschlands renommiertester Forschungsorganisation
Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Institute zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet auf zwei Jahre für 39 Stunden pro Woche eine*n

Sachbearbeiter*in / Teamassistenz für die Institutsbetreuung

Kennziffer 152/25

Ihre Aufgaben werden sein

Sie unterstützen gemeinsam mit zwei Kolleg*innen ein Team aus ca. 20 Institutsbetreuer*innen (IBs) in der Generalverwaltung (GV) der MPG in München.
Sie übernehmen redaktionelle Beiträge bei der Erstellung von Unterlagen für Berufungsgespräche, Institutsbesuche, Gremiensitzungen etc. in der Zuständigkeit der IB.
Sie sind verantwortlich für die Dokumentation von Besprechungsergebnissen und für das Monitoring sämtlicher relevanter Prozesse und Fristen in der Zuständigkeit der IB.
Sie sorgen für die termingerechte Bereitstellung sämtlicher IB-Unterlagen für die MPG-Leitung.
Sie entwickeln Vorschläge zur Optimierung der Büro- und Prozessabläufe im IB-Bereich und in der Abteilung gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen.
Sie koordinieren administrative Projekte und Veranstaltungen in der Zuständigkeit der IB und der Abteilung.
Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG Online-Buchungsmaschine (Cytric) zur sicheren und kosteneffizienten Reiseabwicklung.
Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG.
Sie übernehmen alle Aufgaben, die zu einem modernen Büromanagement gehören.


Was Sie mitbringen

Abgeschlossene Berufsausbildung zur*m Kauffrau*mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikationen
Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld
Erfahrung im Umgang mit KI‑Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten
Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen
Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit ausgeprägter Priorisierungsfähigkeit und hervorragendem Organisationstalent
Starke Teamorientierung sowie überzeugende Kommunikationsfähigkeiten
Fließende Deutsch- als auch Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau) in Wort und Schrift


Das bieten wir Ihnen

Im Rahmen eines befristeten Arbeitsverhältnisses für zwei Jahre bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.
Was Sie von uns erwarten können

Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens



Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.




Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung (Kennziffer 152/25) .

Bewerbungsfrist: 6. Januar 2026


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MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT
zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Generalverwaltung München
Abteilung Personal und Personalrecht

www.mpg.de