Sachbearbeiter Vergaben (m/w/d)

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Du bringst Erfahrung und Fachwissen mit – wir die passenden Perspektiven. Bei persona service erwarten dich abwechslungsreiche Aufgaben, ein professionelles Umfeld sowie Unternehmen, die dein Know-how schätzen. Starte mit uns deinen nächsten Karriereschritt – erstklassig, professionell und menschlich.

Deine Aufgaben

• du führst Ausschreibungsverfahren für Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge in der zentralen Vergabestelle durch, berätst Bedarfsstellen unter Berücksichtigung der Rechtsgrundlagen zu Ausschreibungsmöglichkeiten, führst Marktanalysen durch, prüfst die Eignung potentieller Bieter:innen und wählst das passende Vergabeverfahren aus

• zudem prüfst du Entwürfe von Leistungsbeschreibungen auf Vergleichbarkeit und Plausibilität, erarbeitest teilweise Leistungsverzeichnisse sowie eine Bewertungsmatrix und führst Ausschreibungsverfahren bis zu EU-weiten Ausschreibungen durch

• Vergabeunterlagen stellst du zusammen und versendest bzw. veröffentlichst diese, führst und überwachst den Terminkalender über Ausschreibungsfristen, Submissionstermine und Zuschlagsfristen und überwachst laufende Ausschreibungen

• die Termine für Submissionen legst du fest, beantwortest gegebenenfalls Bieteranfragen und führst Verhandlungsgespräche, die du entsprechend dokumentierst

• Submissionen führst du durch, bereitest Submissionsprotokolle vor, öffnest die Angebote, fertigst die Niederschrift und prüfst die eingehenden Angebote inklusive Registrierung, Kennzeichnung der einzelnen Seiten, termingemäßem Eingang sowie unzulässigen Änderungen des Ausschreibungstexts; zudem informierst du die Anbieter:innen über das Ergebnis der Submission

• Angebote prüfst du fachlich und rechnerisch oder gibst diese zur fachlichen Prüfung an beauftragte Planungsbüros bzw. an die Bedarfsstelle weiter, erstellst nach Rücklauf der Prüfung einen Vergabevorschlag und vergibst Aufträge nach erfolgter Freigabe

• gegebenenfalls bereitest du den Abschluss von Architekt:innen- bzw. Ingenieur:innenverträgen in Abstimmung mit dem Fachamt unterschriftsreif vor, führst vergaberechtliche Anzeigen durch und begleitest Beschwerdeverfahren vor der Vergabekammer sowie eventuell anschließende Gerichtsverfahren inhaltlich

• darüber hinaus beantragst und rechnest du Fördermittel für kommunale Vorhaben ab, prüfst Zuschussmöglichkeiten, berätst politische Gremien, erarbeitest Zuwendungsanträge, Finanzierungspläne und Projektbeschreibungen, stimmst dich mit Planer:innen und Fördermittelgeber:innen ab, wertest Zuwendungsbescheide aus, überwachst Termine und Kosten und erstellst Verwendungsnachweise sowie die Endabrechnung

Das wünschen wir uns

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter (m/w/d) liegt bei dir vor

• zudem bringst du fundierte Kenntnisse im Vergabe- und Vertragsrecht sowie im öffentlichen Auftragswesen mit

• ein sicheres Verständnis rechtlicher Rahmenbedingungen und deren praktische Anwendung im Ausschreibungsverfahren zeichnet dich aus

• ein routinierter Umgang mit MS Office sowie idealerweise mit Vergabemanagement-Software gehört zu deinen Fähigkeiten

• strukturiert und sorgfältig arbeitest du und behältst auch bei komplexen Vorgängen und engen Terminen den Überblick

• Kommunikationsstärke und Verhandlungsgeschick im Umgang mit Bieter:innen, Fachämtern und politischen Gremien setzt du sicher ein

• ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein bringst du im Umgang mit vertraulichen Vergabeunterlagen mit

• analytisches Denkvermögen und eine sorgfältige Prüfung von Angeboten und Nachweisen gehören zu deinen Stärken

• selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten ist für dich selbstverständlich

Das bieten wir

• Arbeit im öffentlichen Dienst

• Getränke wie Wasser, Kaffee oder Tee

• unbefristeter Arbeitsvertrag

Worauf du dich immer bei persona service verlassen kannst:

• 50 € monatlich geschenkt für deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.

• Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld

• kostenlose Nachhilfe für deine Kinder auf der Lern- und Nachhilfeplattform Ubimaster

• zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm

• exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche

• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

Bei persona service geben wir 100% für dich!

Wir bringen seit über 58 Jahren Menschen und Arbeit erfolgreich zusammen – deutschlandweit und mit umfänglicher Betreuung. Dafür geben wir dir unsere 100%-Garantie: Durch 100% Geschwindigkeit versprechen wir dir eine schnelle Rückmeldung innerhalb von 100 Minuten(\*). Mit unseren bundesweiten Niederlassungen garantieren wir dir 100% Nähe durch eine persönliche Onboarding-Begleitung.

(\*) Innerhalb unserer ausgeschriebenen Geschäftszeiten

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• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter (m/w/d) liegt bei dir vor

• zudem bringst du fundierte Kenntnisse im Vergabe- und Vertragsrecht sowie im öffentlichen Auftragswesen mit

• ein sicheres Verständnis rechtlicher Rahmenbedingungen und deren praktische Anwendung im Ausschreibungsverfahren zeichnet dich aus

• ein routinierter Umgang mit MS Office sowie idealerweise mit Vergabemanagement-Software gehört zu deinen Fähigkeiten

• strukturiert und sorgfältig arbeitest du und behältst auch bei komplexen Vorgängen und engen Terminen den Überblick

• Kommunikationsstärke und Verhandlungsgeschick im Umgang mit Bieter:innen, Fachämtern und politischen Gremien setzt du sicher ein

• ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein bringst du im Umgang mit vertraulichen Vergabeunterlagen mit

• analytisches Denkvermögen und eine sorgfältige Prüfung von Angeboten und Nachweisen gehören zu deinen Stärken

• selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten ist für dich selbstverständlich