Sekretär (m/w/d)

Für unseren Kunden, ein international tätiges Unternehmen aus der Defence Branche, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Teamassistenz / einen Sekretär (m/w/d).

Aufgaben

• Organisation und Koordination des Sekretariats sowie Überwachung der laufenden administrativen Vorgänge

• Unterstützung der Führungskräfte bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und Büroausstattung

• Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen sowie Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen in SAP

• Planung und Organisation von Besprechungen, Konferenzen und Workshops

• Buchung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Hotels, Flügen und Mietwagen

• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen

• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Übersichten

• Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

• Koordination der Ein- und Ausgangspost sowie Verwaltung der Sekretariatsablage

• Teilnahme an Besprechungen und Erstellung von Protokollen

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion

• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Gute SAP-Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise

• Selbstständigkeit, Eigeninitiative und hohe Einsatzbereitschaft

• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit

• Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick zu behalten