Beschreibung

Wir suchen eine/n angestellte/n Geschäftsführer/in (m/w/d) für Backoffice und operative Koordination. Sie verantworten Büroorganisation, Angebotswesen, Ressourcen- und Terminplanung, die Führung unserer Baustellenleiter sowie das komplette Auftragsmanagement bis zur Abnahme und Abrechnung. Sie bringen Erfahrung in Bau-/Projektabwicklung, starke Führungsqualitäten und betriebswirtschaftliches Verständnis mit. Wir bieten Gestaltungsspielraum, ein professionelles Team und attraktive Entwicklungsperspektiven.

Kurzprofil

Der/Die angestellte Geschäftsführer/in verantwortet die ganzheitliche Organisation des Backoffice sowie die operative Steuerung des Projekt- und Baustellenbetriebs. Schwerpunkte sind Büroorganisation, Angebotswesen, Termin- und Ressourcenplanung, Führung der Baustellenleiter, Koordination sämtlicher Abläufe von der Angebotserstellung bis zur Abnahme sowie Personal- und Urlaubsplanung. Ziel ist die wirtschaftliche, rechtssichere und termingerechte Umsetzung aller Projekte bei hoher Kundenzufriedenheit.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

Strategische und operative Gesamtverantwortung

Übersetzen der Unternehmensziele in operative Maßnahmenpläne (Umsatz, Marge, Qualität, Termine).

Aufbau, Optimierung und Überwachung effizienter Prozesse (Backoffice, Angebot, Projektabwicklung, Abrechnung).

Erstellung und Pflege eines KPI-Dashboards (z. B. Angebotsquote, Auftragsbestand, Deckungsbeitrag, Termin- und Qualitätskennzahlen).

Büroorganisation & Administration

Sicherstellen einer reibungslosen Büroorganisation (Postein-/-ausgang, Dokumentenmanagement, Vorlagen, Archivierung).

Vertrags- und Nachtragsmanagement in Zusammenarbeit mit Einkauf, Buchhaltung und Rechtsberatung.

Pflege der Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Projekte) und Rechteverwaltung in den Systemen.

Angebots- und Auftragsmanagement

End-to-End-Verantwortung für das Angebotswesen: Anfrageprüfung, Kalkulation koordinieren, Angebotsdokumente erstellen/prüfen, Nachverfolgung, Verhandlungsvorbereitung.

Einheitliche Angebotsstandards, Preispolitik und Kalkulationsgrundsätze etablieren.

Angebots-Pipeline und Forecast steuern; Trefferquoten analysieren und verbessern.

Projekt- und Baustellenkoordination

Ressourcen- und Einsatzplanung (Personal, Geräte, Subunternehmer) in Abstimmung mit den Baustellenleitern.

Termin- und Kapazitätsplanung über alle Projekte; Engpassmanagement und Priorisierung.

Steuerung von Kick-off, Meilensteinen, Abnahmen; Sicherstellung von Bau- und Arbeitssicherheit.

Claim- und Änderungsmanagement (Nachträge, Behinderungsanzeigen, Mehrkosten).

Regelmäßige Jour fixe mit Baustellenleitern; Eskalations- und Risikomanagement.

Führung und Entwicklung der Baustellenleiter

Fachliche und disziplinarische Führung der Baustellenleiter inkl. Zielvereinbarungen und Feedback.

Personalentwicklung, Coaching, Schulungsplanung (Technik, Arbeitssicherheit, Kostensteuerung).

Sicherstellung einheitlicher Arbeitsstandards, Bautageberichte und Dokumentationsqualität.

Personal- und Urlaubsplanung

Erstellung und Pflege von Urlaubs- und Abwesenheitsplänen; Vertretungsregelungen.

Abstimmung mit Lohn-/Gehaltsabrechnung (Stunden, Zulagen, Einsatzorte).

Monitoring von Überstunden/Arbeitszeitkonten; Compliance mit Arbeitszeit- und Sicherheitsvorgaben.

Einkauf, Lieferanten- und Subunternehmermanagement

Auswahl, Bewertung und Steuerung von Lieferanten/Subunternehmern; Rahmenverträge verhandeln.

Preis-/Leistungsvergleiche, Termin- und Qualitätsüberwachung; Reklamationsmanagement.

Bedarfsbündelung und Kostenoptimierung bei Material, Geräten und Dienstleistungen.

Qualität, Arbeitssicherheit und Compliance

Einführung und Überwachung von QS-Prozessen (Checklisten, Audits, Lessons Learned).

Sicherstellung gesetzlicher Anforderungen (u. a. Arbeits- und Baustellensicherheit, DSGVO, Nachunternehmerhaftung).

Dokumentations- und Nachweispflichten gegenüber Kunden, Behörden und Versicherungen.

Finanzen und Controlling

Budgetplanung und laufendes Projektcontrolling (Kosten, Erlöse, DB I/II).

Rechnungsstellung, Leistungsnachweise, Abschlags-/Schlussrechnungen und Mahnwesen.

Liquiditäts-/Cashflow-Planung, Investitionsanträge, Monats- und Quartalsberichte an die Gesellschafter.

Kommunikation und Stakeholder-Management

Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Bauleitung, Kunden, Lieferanten und internen Funktionen.

Professionelles Eskalations- und Konfliktmanagement; kundenorientierte Kommunikation.

Repräsentation des Unternehmens bei Terminen, Verhandlungen und Audits.

Befugnisse

Weisungsbefugnis gegenüber Baustellenleitern und Backoffice-Team.

Zeichnungs- und Freigaberechte gemäß interner DOA-Matrix (z. B. Angebote bis X €, Bestellungen bis Y €, Nachträge).

Verhandlungsvollmachten gegenüber Kunden und Lieferanten im vereinbarten Rahmen.

Initiierung von Prozess- und Organisationsänderungen.

Qualifikationen und Erfahrung

Abgeschlossenes technisches oder betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation (z. B. Bauingenieurwesen, Wirtschaftsingenieurwesen, Meister/Techniker mit Führungserfahrung).

Mehrjährige Erfahrung in Bau-/Projektabwicklung, Service- oder Montagegeschäft, idealerweise mit Personalverantwortung.

Fundierte Kenntnisse in Kalkulation, Vertrags-/Nachtragsmanagement, Arbeitssicherheit.

Sicherer Umgang mit ERP/Projektmanagement-Tools, MS 365 (Excel, Teams, Planner/Project), DMS.

Ausgeprägte Führungs-, Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten; lösungsorientierte Arbeitsweise.

Kompetenzen (Hard & Soft Skills)

Planungs- und Steuerungskompetenz: Termin-, Ressourcen- und Risikomanagement.

Betriebswirtschaft: Kostenrechnung, Deckungsbeitragslogik, Cashflow.

Recht/Compliance: VOB/B, Vertragsrecht, Nachunternehmerhaftung, Arbeitssicherheit.

Leadership: Coaching, Konfliktlösung, Change-Management.

Prozessdenken: Standardisierung, Kennzahlensteuerung, kontinuierliche Verbesserung (KVP).

Leistungskennzahlen (KPIs)

Angebotsquote (Gewinnrate), durchschnittliche Durchlaufzeit Angebot → Auftrag.

Termintreue (Meilensteine, Abnahmen), Nachtragsquote und -margen.

Projektdeckungsbeiträge, Budgetabweichungen, Cash Conversion Cycle.

Nacharbeits- und Mängelquote, Unfall-/Beinaheunfall-Rate, Audit-Ergebnisse.

Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuation, Krankenquote im Verantwortungsbereich.

Tools und Systeme

ERP/Projekt: z. B. SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, SAGE, oder branchenübliche Bau-ERP.

Kollaboration: Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Planner/Project), OneDrive.

DMS/Archiv: digitales Dokumentenmanagement mit Workflows, Versions- und Rechtekonzept.

Reporting: Power BI/Excel-Kennzahlen, Dashboards, automatisierte Berichte.

Arbeitsweise und Zusammenarbeit

Strukturierte Weekly- und Monthly-Reviews mit Baustellenleitern und Backoffice.

Standard-Meetings: Angebots-Pipeline, Kapazitätsplanung, Lieferanten-Board, Qualitätszirkel.

Klare RACI-Matrizen und Checklisten für Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsprozesse.

Besonderheiten der Rolle

Hohe operative Nähe zu Baustellen kombiniert mit administrativer Exzellenz.

Balance aus strategischer Weitsicht und Hands-on-Mentalität.

Vorbildfunktion für Sicherheit, Qualität und Kostenbewusstsein.