Teamassistenz (m/w/d) Controlling & Office Management

52064 Aachen - Deutschland

Assistent/in - Controlling Arbeit Vollzeit ab 25.09.2026

Beschreibung

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Arbeitgeber: Icon Pro GmbH

Du bist organisiert, zahlenaffin und behältst auch in komplexen Situationen den Überblick? Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, denkst mit und möchtest aktiv zum Erfolg eines wachsenden Unternehmens beitragen? Dann bist du bei uns genau richtig!

Als Teamassistenz übernimmst Du eine vielseitige Schnittstellenfunktion zwischen Management, Mitarbeitenden, Fachbereichen und externen Partnern. Dein Schwerpunkt liegt dabei im Bereich der kaufmännischen Administration und des Controllings. Darüber hinaus unterstützt Du organisatorische und administrative Prozesse und gestaltest die Weiterentwicklung unseres Unternehmens im Zuge der Integration in den Hexagon-Konzern aktiv mit.

## **Deine Aufgaben:**

### Kaufmännische Administration, Controlling sowie Vertriebs- und Marketingunterstützung

- Eigenverantwortliche Unterstützung kaufmännischer Prozesse von der Angebotserstellung bis zur Rechnungslegung
- Erstellung von Auswertungen, Reportings und betriebswirtschaftlichen Kennzahlen sowie Mitwirkung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater
- Kaufmännische Betreuung von Forschungs- und Förderprojekten einschließlich Antragstellung und Abrechnung in Abstimmung mit unserer Förderagentur
- Unterstützung von Vertriebs-, Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen

### Office Management

- Organisation des Büroalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Standortbetriebs
- Koordination von Dienstleistern, Bestellungen, Teamevents und standortbezogenen Themen wie Arbeitssicherheit, Brandschutz und Büroinfrastruktur

### Personaladministration

- Betreuung administrativer Personalprozesse von Eintritt bis Austritt
- Pflege von Personaldaten und Zeiterfassungssystemen sowie Unterstützung bei personalrelevanten Dokumenten, Gehalts- und Personalplanungsprozessen

### Transformation & Zusammenarbeit

- Enge Zusammenarbeit mit Management, Fachbereichen und internationalen Stakeholdern
- Unterstützung der Integration in den Hexagon-Konzern sowie Weiterentwicklung von Prozessen, Systemen und Strukturen

## **Deine Fähigkeiten:**

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management, Controlling, Personal oder kaufmännischer Administration
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
- Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine hohe Serviceorientierung
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

## **Deine Arbeitsumgebung:**

- Eine abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung
- Direkte Zusammenarbeit mit Management und Fachbereichen
- Die Möglichkeit, die Integration in die Hexagon-Gruppe aktiv mitzugestalten
- Moderne Hardware inklusive Notebook und Smartphone
- Ergonomischer Arbeitsplatz mit höhenverstellbarem Schreibtisch und zwei Monitoren

## **Deine Benefits:**

- Wettbewerbsfähige Vergütung, flexible Arbeitszeiten und bis zu 20 % Homeoffice
- Firmenrad, Altersvorsorge und Shopping-Gutscheine
- Obst und Snacks in einem modernen Büro in Aachen City
- Ein Team mit motivierten Mitarbeitenden aus mehr als 10 Nationen
- Regelmäßige Teamevents im Sommer, Winter und auch zwischendurch

*Bitte bewirb dich über unser Bewerbungsformular oder sende uns deine Bewerbung an* [\*jobs@iconpro.com](https://mailto:jobs@iconpro.com).\*

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Ref-Nr.: 12466004

Aktualisiert: 26.09.2026

Quelle: Bundesagentur für Arbeit
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